就業規則を社内で保管する方法

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就業規則を社内で保管する方法

弊社では店舗ごとに、就業規則や各種規則集をファイルに入れて、鍵付きの金庫で保管しています。（鍵は店長が管理しています。）
従業員から要望があった場合に解錠し閲覧という仕組みにしており、社外秘の機密情報でもあるため、持ち出し・コピーは禁止としております。

今回、この保管方法に関して、いつでも解錠して閲覧できるといっても店長の許可がいることや、それなりにプレッシャーがあるということで、鍵付き金庫での保管、コピー禁止は労働基準法106条周知義務違反だと指摘を受けました。

十分周知義務は果たせていると認識していたのですが、鍵付き金庫での保管、コピーの禁止は違法になってしまうのでしょうか？

回答

従業員の方の指摘通り、現在の保管方法では就業規則が周知されているとは言い難い状況です。

鍵付き金庫での保管は「従業員であればだれでも自由に閲覧できる」という状態ではなく、従業員とのトラブルがあった際に「就業規則が周知されていない」ことを理由に会社側の責任にされてしまうリスクもあります。
従業員に周知させるために、部外者が入れない、従業員のみが共有できるスペースに置くなどすればよいかと考えられます。
そうすれば社外の人が目にすることはないでしょう。

コピー禁止につきましては、コピー自体には違法性はありませんので、情報保護の意図を社員に周知させるなど、社員のモラルとして管理を徹底させることが重要になります。