知らなきゃ損!?テレワーク成功の秘訣

緊急事態宣言を受けて、テレワークを導入した企業は劇的に増加しました。しかし、導入したはいいものの、導入後発生した課題の対処法がわからないと悩む企業も多いのではないでしょうか。

今回は「テレワークの課題と対策」をテーマに、テレワークの効果を高める改善策やツールなどを紹介します。

 

テレワークの問題点と課題

テレワークでは、働く場所を選べることによる人材獲得やオフィスコストの削減、ワーク・ライフ・バランスの向上などのメリットがあります。しかし一方で、以下のような問題点や課題が挙げられます。

 

  • 業務進捗、労務管理

社外での勤務となると、従業員の労働実態を直接確認できなくなります。その為、労務管理、業務進捗管理が難しくなります。

人によっては仕事とプライベートの区別がつきにくく、長時間労働しがちになる恐れがあります。

 

  • コミュニケーションの取り方

従業員が別々の場所で勤務するので、直接顔を見てやり取りをする機会は減少します。社員同士のやり取りが減ると、情報共有に遅れが生じ、業務連携が崩れてしまう可能性があります。

 

  • 情報セキュリティ確保

テレワークでは会社で使用している電子機器や、紙媒体資料を持ち出すことになります。その為、情報漏洩やウィルス感染の危険性が高くなります。

 

  • 環境整備

社外で社内と同様の業務を行うには、PCの用意やネットワーク環境の整備などテレワークに適した環境を整える必要があります。また、大量の紙資料を取り扱う業務の場合、社外に持ち出すのが困難でテレワークの弊害となります。

加えて、普段とは違う環境の中で仕事をするので、従業員の疲れが溜まりやすく健康管理が難しいという問題もあります。

 

 

課題に向けての改善策

では、テレワークにおける様々な問題や課題にどう対処すればよいか。この記事ではテレワークの諸問題を解決するツール、効果の高め方を紹介します。

 

・労務管理、業務の進捗状況の管理

解決策:労務管理システムを導入する

従業員の業務状況を確認するには、工数管理ツール、プロジェクト管理ツールを導入すると良いでしょう。工数管理や、プロジェクト管理のためのツールを用いることで別々の場所で勤務していても業務状況が確認でき、業務進捗の見える化を図ることができます。下記で紹介するビデオ会議システムでも従業員の様子を確認できますが、頻繁に行うと従業員にプレッシャーを与えてしまう可能性がありますので注意が必要です。

また、従業員の長時間勤務の防止には勤怠管理システムを導入すると良いでしょう。残業時間のアラート機能などを搭載したシステムを選ぶと、従業員の長時間労働にすぐ気づくことができます。

 

勤怠管理は人事実務の専門家集団と共同開発したIEYASUがおススメ!

IEYASU勤怠管理

 

・コミュニケーションの取り方

解決策:コミュニケーションツールを使用する

コミュニケーションツールは主にビデオ会議システム、チャットツール、情報共有ツールなどが挙げられます。

ビデオ会議システムでは、顔を合わせてコミュニケーションを取ることで、一人で仕事をする従業員の孤独感を解消する効果も期待できます。

チャットツールは会話をするかのようなやり取りができ、E-メールより気軽に連絡を取ることができるでしょう。

情報共有ツールとは、業務で使用する電子データ資料を共有したり、組織内のワークフローを確認できるツールを指します。電子データ資料や、他の従業員のスケジュールを社外でも共有できるようにすると、従業員間で連携が取れ効率よく仕事を進められます。

 

ビデオ会議システム例: zoom、ハングアウト Meet、Skypeなど

チャットツール例:チャットワーク、slack、LINE WORKSなど

情報共有ツール例:GoogleDrive、Box、kintone、desknet’s NEOなど

 

 

・情報セキュリティ確保

解決策:3つのセキュリティ対策を行う

情報セキュリティ対策としては主にルールによる対策、物理的な対策、技術的な対策があります。

ルールによる対策とは、「情報資産」を守るためにテレワークにおける基本方針や、行動指針を定めることです。これをセキュリティガイドラインといいます。セキュリティガイドラインには、電子機器の持ち出しに関する事項や、テレワーク時のPCの管理の仕方などを組み込むと良いでしょう。策定したセキュリティガイドラインは従業員に周知し、順守させることを心がけましょう。

物理的な対策とは、主に監視カメラの設置などの防犯対策を指します。テレワークを行う場所が自宅の場合、上記のような対策は難しいかもしれません。とはいえ、オフィス以外の場所で業務を行うのですから、物理的な対策もしっかり行う必要があります。物理的な対策の例として、PCなどの施錠管理が挙げられます。テレワーク利用における誓約書など結び、社外での管理を徹底させましょう。

技術的な対策とは、ネットワークの整備、本人認証などのアクセスの制限、暗号による管理などを指します。テレワーク時に使用する回線は安全かきちんと確認し、Wi-Fiを使用する場合は、パスワードがついているものを利用しましょう。また、もしもの時の為に電子データの原本を保存しておいたり、ウィルス対策ソフトをインストールしておくと安心です。

 

 

環境整備

解決策:IP電話アプリを導入するペーパーレス化を進める

IP電話とは、インターネットプロトコルという技術を使用して行う電話サービスです。IP電話アプリをスマホにインストールすると、会社宛にかかってきた電話も対応が可能です。社外でもクライアント対応ができるので、おススメです。

紙媒体資料を電子データとして保存することで、業務に必要な資料を社外でも確認することができます。とはいえ、全ての紙媒体資料を電子データにすることは困難ですので、資料を選定してペーパーレス化を進めると良いでしょう。

 

ペーパーレス化ツール例:Acrobat(PDF)、DocuWorksなど

 

また、テレワークを実施する場所は、適度に換気をしたり、空調を調整して体調管理を行いましょう。

厚生労働省から自宅等でテレワークを行う際の作業環境整備についてポイントをまとめた図が公開されています。参考にしてみてください。

 

厚生労働省:自宅等でテレワークを行う際の作業環境整備

 

テレワーク支援サイトまとめ

テレワークの質を高めるために、利用してみてください。

 

一般社団法人日本テレワーク協会

テレワークに関する様々な情報が得られます。

 

テレワーク総合ポータルサイト

テレワークに関するセミナーの紹介や、利用できるサテライトオフィスの検索ができます。フォームの始まり

 

まとめ

コロナ禍において今や多くの企業がテレワークの導入を検討しています。この状況が落ち着いた後も、テレワークを継続する企業は少なくないでしょう。場所にとらわれず、更に社内勤務と同様のパフォーマンスを得るためにも、テレワークに必要なツールや対策の導入はしっかりと行いましょう。

 

 

 

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