【人材管理】タレントマネジメントシステムの主要機能6選紹介

タレントマネジメントシステム(人材配置)とは

タレントマネジメントシステムとは人材管理システムの一種で、戦略的人材管理を行う為のシステムです。人材管理システムがそもそも何なのかという点につきましては、以前に記事としてまとめておりますので、詳しくはそちらをご覧下さい。

 

【おすすめ定番9選】人材管理クラウドシステムの機能別解説

 

ではタレントマネジメントシステムには具体的にどういった機能が備わっているのでしょうか。多くのシステムに備わっている機能や、システムによって有無が分かれる機能についてそれぞれご紹介していきたいと思います。

タレントマネジメントシステムの機能紹介

・人事データベース

まず始めにご紹介するのは、タレントマネジメントシステムであれば基本的には備わっている人事データベース機能です。こちらの機能は殆どのシステムの根幹とも言える機能で、ここに社員の人材データを登録することで、その他の様々な機能を使用することが出来ます。

 

データベースを使用する大きなメリットとしては、一箇所に全ての情報が集まっているので探す必要が無い、変更があった際に一箇所変更すれば事足りる、一つの情報を複数人がリアルタイムで共有出来るといったことが挙げられます。情報の統制にお困りの場合には、人事データベース機能部分のみでの導入も検討してみてはいかがでしょうか。Smart Companyでは必要な部分のみの導入プランもあります。

 

また、データベース機能にはこれまでの履歴データを残せるものもあり、現在と過去のデータの比較も可能です。カオナビでは社員の人材データの一部を自己紹介欄として、社内全体に公開することが出来る機能があり、社内のコミュニケーションを促進することが出来ます。

 

 

・人事台帳の取り込み機能

こちらは作成した人材データベースに新たなデータを取り込む機能です。基本的に人事データベースには社員全員のデータを登録していますので、データ件数は膨大になります。そしてその中には氏名や住所、所属等変更が考えられるデータも多くあります。

 

これらを一括で変更したいという際に、外部からのデータを取り込む機能があるかどうかで作業時間が全く変わってきます。また手動でデータを入力するよりも、データをそのまま取り込んでしまった方が当然ですが入力ミスなどの防止にもなりますので、外部データを取り込む可能性があるのであれば、有無を確認して置きたい機能になります。

 

また、登録可能な形式もExcel、csv等システムによって差異があります。他システムとのAPI連携を行っているシステムもありますので、希望の形での取り込みが可能かどうかチェックしておきましょう。

 

・組織図シミュレーション機能

こちらの機能では、先程の人事データベースを元に会社の配置図を作成することが可能です。現時点での配置図の確認は勿論、対象者を自由に動かして異動のシミュレーションを行うことも可能です。

 

一般的には各部署名の下に社員の名前が表示されるツリー形式での表示になりますが、カオナビやタレントパレットでは社員の顔写真と名前がアイコンとして表示されます。また表示された現在の組織図からドラッグ&ドロップで簡単に新しい組織図を作成することも可能です。顔をみながらの組織図作成が可能な為、より作成後の組織編成のイメージがしやすくなります。

 

・給与シミュレーション機能

こちらの機能では、異動や昇給降級を行った後の給与がどうなるのかをシミュレーションすることが出来る機能です。先にご紹介した組織図シミュレーションで新しい組織図を作成した後の人件費はどうなるのか、評価機能を使って評価を決定した後にその評価を給与に反映したら各人の給与がどうなるのか、それらを自動で算出してくる機能になります。

 

あしたのクラウドでは職種や部署、雇用形態によって支給率を調整する機能もあるので、より実際の状況に合わせたシミュレーションが可能です。

 

・グラフ作成機能

こちらは登録済みのデータを集計し、自動でグラフ化する機能になります。作成出来るグラフの種類や形式は勿論システムによって様々ですが、一般的なもので性別や年齢、給与額、役職別の割合や分布、勤続年数や資格保有の有無のような基本情報に関する割合についてのグラフがあります。

 

中には社員の属性、タイプなど、システム独自の方法で社員の個性を見える化した際の割合や分布等もグラフ化することが出来るシステムもあります。タレントパレットでは特にグラフ機能が充実しており、マトリクスやテキストマイニング、ヒートマップ等の図を用いて社員や組織の現状を表すことが出来ます。

 

簡単にグラフに出来る為、資料として必要になった際も出力するだけで済み、またいつでも気軽に現在の組織全体のバランス等を確認することが出来ます。これらは採用や配置、経営戦略等の面で活かすことが出来ます。

 

・社員情報の個別更新機能、閲覧権限機能

情報更新の方法として、人事担当者等のシステムの管理者側が一括で情報を更新できる機能と、システムの使用者側つまり社員側で情報を更新するという機能があります。

 

後者の情報更新機能については勿論自身の個人情報に関わる部分情報更新に限られるのですが、社員側から自身の情報に訂正があれば変更の申請を送り、管理者側がこれを承認することでシステムに瞬時に反映することが出来ます。今まで個々で変更の連絡を受けてシステムに反映していた場合は、それにかかる時間や間に作業が挟まることによるケアレスミス削減が期待できます。

 

この申請を承認出来る対象の範囲、特定の個人情報をどこまで閲覧できるかどうかなどの権限設定については、個人のアカウント毎に決定が出来る場合もあります。運用時のイメージに合わせて、どの程度のカスタマイズが必要か検討しましょう。

・API連携機能

API連携というのは簡単に言ってしまえばwebのサービス、プログラム同士を繋いで情報を連携させる機能です。そしてこれは一度システム間の情報を紐づけてしまえば、以降は更新するだけで情報の連携が出来てしまうという非常に便利な機能です。

既に勤怠システムや給与計算システムを導入している場合は、既存のシステムとタレントマネジメントシステムの情報を連携させることが出来れば同じ情報を何度も登録する必要はありません。また、ExcelやCSVのデータをやり取りする必要もありません。

他のシステムと併用したい、或いはこれから使用する予定がある場合は、必ず該当のシステムとのAPI連携機能があるかどうかを確認しましょう。

 

タレントマネジメントシステム機能一覧表

ここまでタレントマネジメントシステムの主要機能についてご紹介してきましたが、以下に表形式で各システムにどの機能があるのかをまとめました。

システムを選ぶ際のご参考にしていただければと思います。

 

 

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