基礎年金番号とはすべての公的年金制度で共通して使用する1人に1つ附番されている番号です。この基礎年金番号制度は1997年1月から導入されており、それまでは国民年金、厚生年金保険、共済組合の制度ごとに加入者の年金番号が独自にそれぞれ付けられていました。よって、基礎年金番号が導入される以前から複数の年金制度に加入されていた方は複数の番号を持っているため、統合作業が行われております。

今回の社員の方ですと、基礎年金番号制度が導入される1996年12月以前より複数の年金番号をお持ちのようですが、おそらく1つの番号の基礎年金番号に統合されているはずですので、お手続きをする前にどの番号が基礎年金番号に統合されたのか日本年金機構に確認してから、取得手続きをされるのがよろしいかと思います。

また、現在は年金制度に初めて加入する方には、基礎年金番号通知書が発行されますが、2022年3月に廃止されるまで基礎年金番号が印字された年金手帳が交付されておりました。
この年金手帳の色ですが、茶色、オレンジ色、青色があり、年金手帳の色は公的年金制度への加入時期を表しています。
1960年10月から1974年10月に公的年金制度に加入した人には、茶色の年金手帳が交付されています。その後、1974年11月に厚生年金と国民年金の年金手帳が共通化され、厚生年金と国民年金の記号番号が記入されました。1974年11月から1996年12月までに公的年金制度に加入した人には、オレンジの色の年金手帳が交付されています。
そして、1997年1月に基礎年金番号の導入が開始されたことにより、年金手帳も新しくなり、青色の表紙に変わっております。