お問い合わせの件につきまして、例年年初にその年の扶養控除等申告書を提出しているかと存じます。
この際、前年の扶養控除等申告書の記載内容から異動が無い場合、簡易な扶養控除等申告書として提出することが出来ます。
この「異動が無い」という表現は、所得税の徴収上の区分に変動が無いということを意味します。

例えば、以下のような場合は異動が無いということになります。

・配偶者の昨年の所得が30万円だったが、本年の見積額は50万円になった。
　　⇒両方とも所得が95万円以下であるため、異動は無い。
・子供の昨年の所得は10万円だったが、本年の見積額は30万円になった。
　　⇒両方とも所得が48万円以下であるため、異動は無い。
・身体障害者である扶養者の障害等級が昨年は４級だったが、本年は３級になった。
　　⇒両方とも一般の障害者であるため、異動は無い。

一方で、以下のような場合には異動があることになります。

・配偶者の所得が50万円から100万円になった。
　　⇒所得が95万円を超え、源泉控除対象配偶者では無くなったため、異動がある。
・身体障害者である扶養者の障害等級が昨年は３級だったが、本年は２級になった。
　　⇒一般の障害者から特別障害者となったため、異動がある。
・昨年は１５歳であったが、本年は１６歳になった。
　　⇒年少扶養親族から控除対象扶養親族になったため、異動がある。

上記のように、所得金額等に変動があったとしても、税扶養上の変動が無い場合は変動なしとなりますが、例えば同一人物であっても、年齢等の変動により前年に記載した内容から税扶養上の変動があった場合には異動ありとみなされます。

国税庁より簡易な扶養控除申告書を提出する際のチェックリストが公開されておりますので、ご参照ください。

https://www.nta.go.jp/publication/pamph/pdf/0024005-130_02.pdf

簡易な扶養控除等申告書を提出する場合は、本人の氏名、住所およびマイナンバーを記載の上、扶養控除等申告書の余白に前年の記載内容から異動が無い旨を記載して提出する形となります。
※マイナンバーについては、会社側でマイナンバー等特定の事項を記載した帳簿を備えている場合は記入しなくても問題ございません。

こちらも、国税庁より簡易な扶養控除等申告書の様式も公開されておりますので、必要に応じてご使用ください。

https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/pdf/2025bun_01-1.pdf

簡易な扶養控除等申告書を提出した場合は、実際の源泉徴収業務を行うにあたっては最後に提出された扶養控除等申告書の記載内容を反映させることになります。
そのため、簡易な扶養控除等申告書の提出を受けた会社（給与の支払者）は、最後に提出された扶養控除等申告書の内容を把握できるようにしておく必要があります。

また、もし年の途中で扶養の異動等があった場合は、その都度異動日や異動事由、異動内容等が明確にわかる形で異動申告書を提出して頂く必要がございます。
その場合、提出方法自体に明確な指定はございませんので、会社側が効率的に源泉徴収実務を行える方法で提出してもらってください。

簡易な扶養控除等申告書の提出を受けた場合、異動が無い従業員の方等については記載内容が簡略化される等のメリットがございますが、提出を受ける会社側としては最後に提出を受けた扶養控除等申告書と簡易な扶養控除等申告書の両方を管理しなければいけないことや、簡易な扶養控除等申告書を提出した人と通常の扶養控除等申告書を提出した人で分けて管理をしなければならない等、業務が煩雑になる可能性もございます。
源泉徴収実務上の誤りが発生しないよう、要件等をよくご確認くださいますようお願いいたします。