車両の費用を支払う方法としては次の2つがございます。
１．今回の片道距離を国税庁が定める距離ごとの非課税限度額に当てはめる
２．今回の往復距離÷車種に応じたガソリン1リットル当たりの走行距離×都道府県ごとの走行した日の1リットル当たりのガソリン価格

前者は、片道距離ごとに非課税限度額を一律に支払うため処理が簡便となり、全国展開されているような大規模の会社様で選ばれております。
後者は、個別の事情を考慮して必要額を実態に近い形で支払う方法です。車種に応じた1リットル当たりの走行距離は国土交通省のwebサイトにて定期的に公開されており、都道府県ごとのガソリン価格も資源エネルギー庁のwebサイトにて公開されております。
今回限りとして行うとのことですので、後者の方法を取られてはと存じます。

また、もし今後に給与処理で車両の使用を認める場合のご参考を記載致します。
先ほどの後者の方法では、ガソリン1リットル当たりの走行距離や価格は変動があるので、その都度、調べる負担が生じます。
この点、事務負担を軽減するために1リットル当たりの走行距離や価格に固定値を定め、会社として最低限の支払いを行っているケースもございます。