2019年4月から年10日以上の年次有給休暇（以下、有給休暇）が付与される労働者に対して、
年次有給休暇の日数のうち年5日については、使用者が時季指定するなどして取得させることが義務化されました。（労働基準法第39条7）

法定基準日より前倒して10日以上の年次有給休暇を付与した場合には、前倒しで付与した日から１年以内に年次有給休暇を5日取得させなければなりません。
・2020/4/1に入社したとすると試用期間経過後の7/1に有給休暇10日を付与するので、2020/7/1から2021/6/30までに有給休暇を5日取得させる義務が発生します。
・2021/4/1に全社員一斉に有給休暇を付与するため、2021/4/1から2022/3/31までに5日取得させる義務が発生します。

上記のように各期間に年5日取得させる方法もありますが、入社年と2年目で年次有給休暇の付与日が異なると取得義務の期間に重複が生じてしまうため管理が複雑です。

そこで、重複期間が生じる場合には特例が認められており、重複が生じる各期間を通じた期間（先の期間の開始日から後の期間の最終日までの期間）の重複期間の長さに応じた日数（比例按分した日数）を当該期間に取得させることができます。

御社の場合は、2020/7/1から2022/3/31までの間に9日（8.75日）取得させることが認められるというわけです。
取得義務日数5日÷12ヶ月×21ヶ月（2020/7/1から2022/3/31までの期間）≒8.75日（9日）

入社1年目には3.75日（4日）、2年目に5日取得させた方が有給休暇の管理がしやすい場合もあります。
≪入社1年目（2020/7/1から2021/3/31まで）≫
取得義務日数5日÷12ヶ月×9ヶ月（2020/7/1から2021/3/31までの期間）≒3.75日（4日）
≪入社2年目（2021/4/1から2022/3/31まで）≫
取得義務日数5日÷12ヶ月×12ヶ月（2021/4/1から2022/3/31までの期間）＝5日


有給休暇の取得義務化に伴い、全社員の有給休暇取得状況を常に把握しておく必要があります。
計画的付与などの導入も検討しつつ、万が一にでも法律違反とならないよう予め対策を心掛けていただければ幸いです。