雇用契約書の電子化について

雇用契約書を電子化もしくは電子保存するにあたってご教示ください。

弊社では社員と雇用契約を交わす際は、同一の書面を2通作成して社印と代取印の押印、及び本人の自署と押印したものを双方が1通ずつ所有することとしておりましたが、今後、雇用契約書を電子化ないし電子保存しようと考えております。
問題点や懸念点等がございましたらお教え頂けないでしょうか。

宜しくお願い致します。

回答

 これまでは、雇用契約書を電磁的な方法で取り交わそうとした場合であっても、労働基準法第15条について、これまでの厚生労働省令では、労働条件の明示は「書面を交付」して行なわなければならないと定められていたため、書面で取り交わさなければなりませんでした。

 しかし、法改正があり2019年4月から電磁的方法による労働条件通知書の交付が認められたことにより書面で交付の労働条件の明示がクリアされることとなり、雇用契約書を電磁的な方法で取り交わすことが可能となりました。

 最近では導入が進んでいますクラウド型の人事システム上での電子署名による雇用契約書の取り交わしをもって、労働条件通知書の交付の法的要件も満たしたと考えることができるようになりました。

 ただし、電磁的方法による交付は、労働者の同意が必要となりますため、労働者が書面での交付を望む場合は、書面での交付が必要となります。
その点を踏まえ運用方法をご検討ください。
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SR人事メディア編集部
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公開日: 労務管理 採用・雇用

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