仕事の成果につながる「報連相」

社会人の基本として求められる「報連相」ですが、その重要性は分かっているつもりで部下に体系的に説明できていないかもしれません。

「報連相」の徹底を図る上で、「報連相」とは何かを整理していただけないでしょうか。

回答

最近では、「報連相」は生産性や自律性の阻害要因となるといった趣旨も見聞きいたしますが、やはり仕事を効果的に進めていく上では重要なものと認識しております。

「報告」とは
何らかの指示・命令で開始された仕事の経過を指示・命令を出した人に伝えることです。
途中経過や完了の報告があって初めて、指示・命令を出した人は状況が分かるので、「指示・命令」と「報告」はワンセットになります。
「報告」は、指示・命令をする人とそれを受ける人(報告する人)がいるので『タテ型のコミュニケーション』となります。

「連絡」とは
自分の見解や憶測を入れずに、事実のみを関係者に伝えることです。
仕事の進行状況に応じて、立場に関わらず情報を持っている人が、タイミングよく早めに対応することが大切です。
「連絡」は、誰もが発信者にも受信者にもなるので『ヨコ型のコミュニケーション』となります。

「相談」とは
自分が判断に迷った際に上司・先輩・同僚などから参考意見をもらうことです。
相談内容に対する自分の考え・意見を整理してから相談することで、相談する人もされる人も適切なアイデアを出しやすくなります。
「相談」は、様々な立場の人が関係するので『集団のコミュニケーション』となります。

「報連相」に共通して大切なことは、情報を適切に整理することが基本であることです。
情報の抜け・漏れをチェックする基本ツールと言えば、やはり【5W2H】になります。

【Why】(目的軸)
なぜ、そうするのですか? 目的・効果は何ですか? ゴールは何ですか?
【When】(時間軸)
どのような流れになっていますか? どのくらい時間がかかりますか? タイミングはいつですか?
【Where】(空間軸)
場所はどこですか? 大きさや配置はどうですか? どこまで影響しますか?
【Who】(人間軸)
関係者は誰ですか? 誰が誰に対してそうしますか? 誰が優先されますか?
【What】(機能軸)
どのような機能を提供していますか? 何をするのですか? 量や質はどうですか?
【How】(手段軸)
どのようにやりますか? どのような状態ですか? どのような手段ですか?
【How much】(費用軸)
いくらかかりますか? いくらかけますか? 入と出のバランスは?

「報連相」を振り返ってみると、個人のパフォーマンスを高める大切なものだと改めて実感しました。
ただ伝えるだけでなく、きちんと理解してもらうことが肝心で、「報連相」の目的や心構えなどを理解して、スマートな仕事関係を築きたいものです。
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公開日: 人材育成・研修

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