合同説明会において事前の準備は非常に重要です。
まずは、告知からです。
参加が決まったら、HPで告知しましょう。
貴社に興味がある学生がブースに来てくれる可能性があるからです。

次に、来場学生を受け入れるブース、会社説明用ツールに関してです。
合同説明会のメリットは、学生と直接コミュニケーションがとれることです。多くの企業が参加する中で、いかに自社に興味をもってもらうか、覚えてもらうかコミュニケーションツールとしての会社説明資料、パンフレット、動画、ノベルティ（メモ帳等）は、印象を強く残す為に重要となってきます。
ブースに関しても、装飾され、情報がたくさん展示されていることよって（ムービーが流れている等）学生への興味喚起に繋がるので、工夫することが大事です。

次に参加する人員です。
一般的な役割としては、ブースへの誘導、会社説明プレゼン、面談、ブース内案内等がありますが、重要なのは学生に魅力を伝えること、入社後のイメージをもってもらうことと考えられますので、人事担当者、（経営層）だけでなく、学生と近い目線にある、現場の採用ポジションの方、若手社員の参加は有効だと考えられます。
参加者は会社の顔となりますので、会社説明プレゼンテーション、学生への面談、質問対応等事前にロープレを実施し、学生にいいアピール、印象をもってもらえるよう、準備をした上で臨まれることをお薦めします。