労働条件通知書の保管、期間はいつからいつまで?

弊社では、社員の入社時に労働条件通知書を発行し、写しを交付、原本を会社保管としています。
労働基準法上の保管の期限を確認したところ、3年と決められておりますが、この起算日は入社日、退職日どちらになるのでしょうか。

弊社では起算日を入社日と解釈して、在籍している社員の分も3年経過したものは破棄してしまっているため、起算日が退職日だった場合、その対処も合わせてお教えいただけますでしょうか。

回答

労働条件通知書の保管期間の起算日は、労働基準法施行規則第56条で次のように定められています。
「雇入れ又は退職に関する書類については、労働者の退職又は死亡の日」
従って、労働条件通知書の保管期限の起算日は退職日となります。

対処については、おそらく労働基準監督官の臨検等、調査の際の対応をご心配なさっているのではないかとお見受けいたします。

これまで起算日を入社日と誤認識されていたため過失により誤って破棄してしまった旨を正直にご説明いただいた上で、すでに退職している社員については過去の賃金台帳等から復元できるものは分かる範囲で復元し、在籍している社員については現在の労働条件で改めて通知し直すことで対応が可能かと思われます。
そのうえで今後は退職日を起算日として保管されればよろしいのではないでしょうか。

今回のように起算日を誤って保管義務のある書類を破棄してしまった場合の対処として、電子媒体での保存をご検討されてみるというのも1つの方法です。
「法令で定められた要件を具備し、かつそれを画面上に表示し印字することができること」
「労働基準監督官の臨検時等、直ちに必要事項が明らかにされ、提出し得るシステムとなっていること」
「誤って消去されないこと」
「長期にわたって保存できること」
等の要件を満たせば、電子媒体での保存も認められております。
The following two tabs change content below.
SR人事メディア編集部
人事実務の専門家集団「社会保険労務士法人人事部サポートSRグループ」が運営する経営者と人事担当者向けのwebメディア。人事制度、採用、給与計算、社会保険のQ&Aや法改正など旬の人事ニュースを掲載。実務に役立つExcelツールも無料配信中!https://media.o-sr.co.jp/consulting/
SR人事メディア編集部

最新記事 by SR人事メディア編集部 (全て見る)

日常業務に関するちょっとした疑問から、コンプライアンス、人事戦略まで、お気軽にご相談ください。

無料労務相談のお申し込みは、以下のバナーからどうぞ!
無料労務相談のお申し込み
  • 採用情報

    SRのマイナンバー対策 マイナンバー対応実務セット

    ベンチャー企業のためのCloud勤怠管理システム

    介護離職防止サービス あわーず福利厚生課

    お役立ち書式 無料ダウンロード

    無料労務士相談

  • 総合人事コンサルティング事業

    株式会社アウトソーシングSR

    労務・給与計算サポート事業

    社会保険労務士法人 人事部サポートSR

    就活支援事業

    株式会社ベストソーシングSR

    人事・経理・法務アウトソーシング事業

    HALコンサルティング

    社会労務士マーケティング支援

    Bowman & SR Partner Co.,Ltd

    訪問看護事業

    あわーず
PAGE TOP ↑