【雇用契約書も作成できる！】エクセルで管理できる『帳票機能付き人事データベース』無料ダウンロードできます！

 

会社の従業員のデータを管理、有効活用できていますか？

 

会社の規模が大きくなるにつれて紙での管理は難しくなってきます 。
かといってデータベースの開発には費用が掛かる…自作も簡単ではありません。

 

 

そんな悩める人事担当者にお勧めしたいのが、エクセルで管理できる『帳票機能付き人事データベース』になります！！

 

＊無料ダウンロードページは最後にございます！

 

 

1.　本ツールで出来ること

 

 

従業員が増えると管理する情報が増えます。

 

1人の従業員を新しく雇用すると考えると、入社時の各種契約書の配布から、従業員から回収した個人情報の登録、個人の情報をもとにした部署配置など、やるべきことは枚挙に暇がありません。

それが年に1人2人ならまだしも、年に何回も何人も雇用するようになった場合、人事担当者の負担は倍々に重くなっていきます。

 

人事情報を登録して、その情報をもとに帳票を作成、全従業員の入社から退職までの管理ができる、そんな夢のようなツールを本記事でご紹介したいと思います。

 

本ツールは人事データベース機能と帳票機能を併せ持ちますが、具体的には以下の項目の登録と以下の帳票を行うものになります。

 

≪データベース≫
メニュー画面で社員番号と氏名をご登録いただいた後、以下の情報を追加することができます。

 

①個人情報　　　：生年月日や住所情報などの基本的な個人情報
②採用情報　　　：雇用形態、異動履歴、労働条件などの採用、勤務情報
③家族情報　　　：配偶者その他の家族情報
④健康資格情報　：持病や妊娠の有無、所有資格情報などの配置に関わる情報
⑤社会保険情報　：社保加入の有無や資格取得日、住民税情報など各種保険や税に関わる情報

 

≪帳票≫
上記入力データをもとに対象従業員の帳票を作成できます。

採用から退職にかけて特に作成機会が多いと考えられるものをピックアップしております。

 

①内定承諾書
②雇用契約書
③労働条件通知書
④健保資格証明書
⑤辞令交付書
⑥辞令通知書
⑦労働者名簿
⑧在籍期間証明書
⑨退職証明書

 

特におすすめしたいのは在籍期間証明書！

 

データベース機能と帳票機能の利用方法について、それぞれご説明したいと思います。

 

 

2.　人事データベースの役割

 

では、本ツールの具体的な使用方法についてご紹介したいと思います。

 

データべースの4つの機能(登録、検索、更新、削除)に沿いながら本ツールの利用方法をご説明いたします。

 

 

①登録

 

データベースはまずデータを登録することから始まります。

本ツールでは一括してメニュー画面において新規登録を行います。

 

 

 

指定の箇所に社員番号と氏名、フリガナを入力してご登録ください。

なお、会社情報に関しては後ほど改めてご説明いたします。

 

 

②検索

 

膨大な情報を管理するためには、必要な時に必要な情報をデータベースより取り出す、検索機能が必要不可欠となります。

 

 

各入力ページでは、先ほどご登録いただいた社員番号、もしくは氏名をもとに従業員情報の検索ができます。

＊氏名は”氏”または”名”どちらかのみでは検索できません。氏と名の間にスペースを入れずに、必ずフルネームでご検索ください。

 

 

③更新

 

異動、昇給、家族の増加等、従業員情報は常に変わるもの。
一度登録して終わりではなく、情報を更新することが必要になります。

 

 

本ツールでは先ほどの検索機能を利用して呼び出した従業員情報を書き換え、上書きすることによってデータベースの更新が可能となります。

なお、入力ページで社員番号と従業員氏名を変更することはできませんのでご了承下さい。

 

 

④削除

 

ただ増やすだけでなく、不要なデータは削除することでより使いやすくすることが可能です。

 

安全を期すのであれば、削除したいデータを検索し、消したい項目を空白にしてから更新をかけるなどすると他のデータに影響なく削除を行うことができます。

 

直接データベースからデータを消すこともできますが、他のデータを誤って消去したり、システムが正しく動かなくなる可能性がございます。
可能であればこの方法は避けていただきますようお願い致します。

 

 

3.　帳票の作成は社員番号を入力するだけでOK！

 

従業員がいればなにかと必要となるのが帳票の作成。

人事情報はデータベース上で管理ができますが、入社書類や契約書、役所への提出書類などはいまだに紙で行うことも多いです。

 

それらを全て手書きで…となりますと、時間がどれだけあっても足りません。

 

そこで、帳票のフォーマットに、データベースに登録した従業員情報を呼び出してそのまま印刷ができる帳票機能をお付けしました。

 

 

作成に時間がかかり、かつ意外と作成頻度のある在籍期間証明書の作成を例に、利用方法をご説明したいと思います。

 

さて、本ツールにおける帳票の具体的な作成手順といたしましては、

 

①社員番号を入れる

②印刷プレビューを押し、印刷を行う

 

以上となります。

 

 

 

 

こちらが実際の作成画面となります。

社員番号をもとにデータベースより情報を呼び出しますので、先に必要情報をご登録いただければ何枚でも一瞬で作成可能となります。

 

 

ご注目頂きたいのは帳票の日付を設定できるというところ。

作成日当日の日付でしか作成できないというのは不便なこともございますので、ぜひご活用いただければと思います。

（因みに、特にご設定がなければ作成当日の日付で作成いただけます。）

 

 

以下、プレビュー画面の全体像もご一緒にご参照ください。

 

 

 

 

4.　さらに本ツールを有効活用するために！

 

データベースに登録した従業員の情報が帳票に反映されるのは便利だけど、決まり切った会社の情報を何度も入力するのは面倒…

そんな時には本ツールに会社情報と基本労働条件を登録してください。
データベースと帳票、どちらもより有効活用できます！

 

①会社情報

 

メニュー画面より、会社情報のシートに移動すると、会社情報および労働条件の登録が出来ます。

 

会社情報の登録をすると会社名、住所、電話番号、代表取締役名を登録できます。

 

 

契約書や証明書には会社情報を記すことが必要となります。

手書き、押印等でも良いですが、先にシステムに登録してしまえば 間違いもなく楽ですね。

 

②基本労働条件

 

契約時間や出勤日数等、基本的な労働条件をあらかじめ登録できます。

 

 

 

こちらは採用情報の登録ページになります。
従業員の労働条件を入力する際に、すべての項目全てを手打ちするのは面倒です。

 

しかし、あらかじめ登録しておいた基本労働条件を呼び出せば、一瞬で全ての項目を埋めることができます。
あとは個人個人で異なる部分を修正するだけで、任意の従業員の採用情報をデータベースに登録できます。

 

 

会社情報と基本労働条件に関しては、 先にご登録いただくことをお勧めいたします。

 

 

5.　おわりに　～ダウンロード方法～

 

いかがでしょうか。
本ツールはダウンロード無料となっておりますので、 ぜひ一度ご利用いただければと思います。
本ツールが御社のより一層の発展にお役立ちできれば幸いです。

 

 

ダウンロードの際には事前に無料の会員登録が必要となります。

会員登録後、帳票機能付き人事データベースのダウンロードページよりダウンロードを行ってください。

 

 

また、 人事メディアでは他にも数多くのツールを無料ダウンロード可能です。
今後、請求書作成ツール、有給管理ツール、労働環境問題発見ツール、法定福利費算出ツールなどを続々アップロード予定です。
ぜひご利用くださいませ。