こんにちは。2016年SRの内定者 林暁芳です。

皆さんは１日のうち、メールの作成にどれだけの時間をかけていますか。その時間は適切ですか。

私自身もメールに関して、様々な苦労をしていました。この為、仕事に役立つメール術を調べてきました。

今回、ビジネスメールの第一人者である、一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事の平野友朗氏が、皆さんの仕事を効率化する、とっておきのビジネスメール術を披露してくれます。拝読しましたが、とても役に立つと感じました。ぜひ皆さんも活用してください。

メールの重要度は、送信者が決めるものではありません。受信者が判断するものです。送信者は自分事のため、送っているメールは全て重要です。たとえば、営業パーソンが見込み客に送る見積もりメールは全て重要です。しかし、受信者はただ参考までに見積もりをお願いしただけかもしれません。

メールボックスの中に送信者が設定した「重要フラグ」がつけられたメールがあったらどうでしょう。不快に思われる可能性があります。そしてそれが原因で印象が悪くなり取引が無くなる可能性もあるのです。

判断をするのは相手です。判断をしやすいように、本文をしっかりと書くべきです。たとえば、先ほどの見積もりの例で考えると、製品の魅力、導入実績、導入のメリット、見積もりの有効期限、今選択すべき理由。こういった判断材料を提供すべきです。

 

#フォルダ分けしましょう

今すぐ見る必要が無いメールは、特定のフォルダに入るようにしましょう。たとえば、社内のメーリングリスト、メールマガジンなどがそれに当たるでしょう。受信トレイに直接届くメールが100通あれば、全て目を通さなくてはいけません。

しかし、そのうちの30通がメールマガジンだったとします。今すぐ読む必要はありませんから、このようなメールを自動的に振り分けるように設定します。すると、受信トレイに届くメールは70通です。処理すべき対象が減るので、とうぜん処理が早くなります。

また、メールを溜め込まないのも重要です。「あとで返信すればいいや」と思って先延ばしにしているとメールがドンドンたまってしまいます。仕事を円滑に進めるためにも、処理の時間を決めて確実に返信してください。
たとえば、朝、昼食後、退社前に各30分メールの処理時間を確保します。自分のカレンダーに予定として入れておくと割り込みの仕事が入りにくくなります。あとは、手が空いたときにメールの処理をしましょう。

そして、理想は、退社時にはすべてのメールが返信し終わっていることです。明日返信をしても、今日返信をしてもかかる時間は一緒ですが、相手の印象が変わります。良い印象を与え続け、無用なトラブルを回避するためにも、当日中の返信を徹底しましょう。