【人材管理】評価システムの主要機能4選紹介

〇人事評価システムとは

人材管理システムの一種で、その名の通り社員の評価に関する業務を自動で行うことが出来たり、評価情報を一元管理出来たりするシステムのことです。では人材管理システムとは何かという点については以下の記事にて解説しておりますので、宜しければそちらをご参照下さい。

 

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評価システムの導入によって、評価を行う際の工数削減や、データ管理の効率化などの利点が望めますが、具体的にどのようなシステムなのかご存じでしょうか。

今回は人事評価システムで具体的に何が出来るのか、どのような機能があるのかという点についてご紹介していきたいと思います。評価システムの導入を検討している方、そもそもどのようなものなのか知りたいという方は是非、ご覧いただければと思います。

 

・ワークフロー機能

まずご紹介するのは、評価システムの基本となるワークフロー機能です。一般的な評価システムでは作成した評価シートの作成、配布、回収、集計までの工程を全てシステム内で完結できるようになっています。その為どの対象者が今どの段階まで進んでいるのかが一目でわかり、簡単に進捗管理を行うことができます。

 

また期日が迫ってきている旨の催促も、ボタン一つでメッセージが送信できるため、わざわざ個別に連絡をする必要もありません。送るメッセージについてはデフォルトのものからカスタマイズできるものが多いので、是非活用しましょう。

 

 

・集計、分析機能

各人の評価結果について自動で回収、集計を行う機能及び、それらの結果について分析を行うことが出来る機能です。これらの機能は評価システムであれば通常搭載されていると、考えていただいて問題ありません。

 

評価者が記載した評価シートの内容を即時に反映することが出来、表形式にすることで全体的な割合や傾向を掴むことが出来ます。表についても複数の形式が用意されている場合が多いので、確認したい情報に合った表データを使用しましょう。

 

 

・評価フォームカスタマイズ機能

評価システムの基本的な機能として、評価フォームをシステム上で作成、保存する機能があります。この際、使用する評価フォームについては、多くのシステムで独自にカスタマイズすることができます。

評価の入力フォームをシステム上で追加、削除することで、簡単に評価フォームのアレンジが可能となっています。部門、職種毎で複数の評価フォームを作成、管理することも出来るので、要望に応じて様々な評価フォームを試してみるのも良いでしょう。

 

 

オリジナル性のあるものよりも一般的な評価シートが欲しいという場合は、デフォルトで用意されている評価シートを利用しましょう。一般的によく用いられる評価基準の中でも特によく使用されている評価基準については、各システムでも最初からその評価基準に合わせたフォーマットを用意している場合があります。

 

評価システムで主に使用されている評価基準は以下の様なものがあげられます。

 

・MBO

MBOとは”Management by Objectives”の略称で、日本語では「目標管理制度」と訳されます。個別またはグループ毎に目標を設定し、その目標の達成度合いで管理する評価という方法です。

 

自分で目標を設定する為、目標に向けてどのように努力すればよいのかという点がわかりやすく、社員の成長が見込めるというメリットがあります。

 

・1on1

1on1とは上司と部下が1対1で行う定期的なミーティングになります。ただし一般的な人事評価面談とは異なり、部下を評価するものではなく、部下とコミュニケーションを取り、成長を促進する目的のものになります。

 

時間と手間がかかるというデメリットもありますが、上司と部下の信頼関係の構築がしやすいというメリットがあります。定期的にコミュニケーションを取る場を設けることにより、部下の成長促進、離職率の低下等が期待できます。

 

・OKR

OKRとは”Objective & Key Results”の略称で、「目標と主要な成果」という意味になります。全体で定めた高い目標に対して、それを達成する為の主要な成果を複数設定するという方法です。

 

組織の方向性を統一しつつ、明確な目標を設定できるので、目標に向かって行動をおこしやすいというメリットがあります。

 

・360°評価

360°評価とは一般的な評価方法のように上司や人事部からのみ評価を行うのではなく、上司は勿論同僚、部下等様々な人物が対象者の評価を行うという方法です。

 

より多くの視点から評価を行うので、公平性や客観性を保つことができます。また様々な視点から見ることで、その人物の特性についてより多くの点に気づけるというメリットがあります。

 

 

・評価調整機能

評価を行う上で、評価者により評価の基準が異なってしまうというのは、懸念事項の一つだと思います。

そういった場合の為に、評価を後から調整できる機能というものがあります。自動で集計された結果に対して、調整用の欄に追加の評価を登録することで、元の集計データを動かすことなく調整が可能です。

また、手動で追加するもの以外にもAIが評価者の傾向を分析して、自動で基準の調整を行ってくれるものもあります。

 

 

〇機能詳細一覧表

ここまで評価システムの主な機能についてご紹介してきましたが、以下に表形式で各システムにどういった機能があるのかどうかをまとめました。

システムを選ぶ際のご参考にしていただければと思います。