手続書類、管理できてますか？ 人事担当者向け業務効率化テクニック集
今週は【書類管理】がテーマです。
書類管理の対象は社内文書だけではありません。人事担当者にとって、社会保険手続きで発生する公文書の管理は腕の見せどころです。
おすすめは社員番号・氏名順での書類整理。
書類を整理する方法は様々あります。イベント発生日を基順にして、手続き完了順に書類をまとめる方法、社員番号と氏名で書類を整理する方法、手続きの種類別に整理する方法など様々あります。社会保険手続きはあくまでも個人毎の手続きですので、手続き漏れや過去書類の取り出しを考慮すると社員番号・氏名順で整理した方法が理想的です。他業務を言い訳にして書類整理を後回しにしていないでしょうか。
電子申請に切り替えれば、書類管理がさらに容易に。
雇用保険被保険者証や離職票は、紙面で手続きを行う会社が多いですが、実は電子申請で行うことも出来ます。電子申請は紙面ではなく、データでのやりとりとなるので、公文書が電子データで取得できます。紙ではなくデータであれば、書類の格納と検索がさらに容易になります。想像して下さいーー遠く離れた場所にいる社員が退職するとき、社内サーバーにアクセスして氏名で検索、みつかった公文書をメールに添付して社員にお渡しする。データで書類管理することで、よりスピーディに業務をおこなうことができます。
最後にひと言
先日、社外のお打合せに出席した際に、先方担当者からお悩みを伺いました。実はこの方は人事部に配属されて間もない社員だったので公文書の管理が煩雑になっているとのことでした。なかでも雇用保険被保険者証を社員に返却する際にはなかなか書類がみつからなくて手間がかかっていると聞きました（小沼）。
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