ご相談された新入社員の方は、本年収入が貴社以外にある事実から、アルバイト分給与を含んで年調を行う必要があります（当該給与計算における税表区分が甲欄であることが前提）。
　
最初に、「(1)本人手持ちの給与明細を利用して、年調が可能」かを検討します。
まず、結論からいうと、給与明細を証憑として年調を実施することはできません。
源泉徴収票には、年調を行う以前の会社における退職日の記載があります。この退職日をもって、給与等の計算において、税表甲欄が1つの会社で継続的に利用して源泉税控除が実施されていることの証憑になります。一方で、給与明細には一般的に退職日の記載が無いため、給与計算における税表甲欄の継続利用が確認できません。
したがいまして、前職所得の証憑書類は源泉徴収票となりますので、給与明細を利用しての年調は出来ません。

では、「(2)年調が可能でない場合、弊社はどのような対応を行えば」よいかを検討していきます。
本ケースのような、源泉徴収票の発行に応じない会社に対しては、まず本人から「源泉徴収票不交付の届出書」を作成してもらい、所轄税務署へ提出して頂きます。所轄税務署はご本人からの届出書に基づき、職権にて新入社員のアルバイト勤務先会社に対して源泉徴収票の発行を即すための請求をかけていきます。
しかしながら、入手までの時間を鑑みると、年調書類提出日までの期限に間に合わない場合も考えられます。
そこで、ご本人に確定申告に赴いてもらうようご指示頂くことをお勧めします。尚、確定申告においては、本人手元にある給与明細を証憑として、本年1月から入社までの所得申告を行うことが可能です。