その数秒が｢もったいない！｣業務効率UPのためのExcel技7選

「もう少し、Excelの作業が早くなれば…」そんな思いがある方はいらっしゃいませんか？
社内でも、もう少しExcelができたらいいのに、という声を耳にすることがあります。
 
しかし、「Excelができる」とはどのようなことを言うのでしょうか。
難しい関数を覚えていること？セルへの入力を行うそのものの時間を短縮できること？

私は、第一に「ショートカットを使いこなすこと」と考えます。
これだけでも十分、時間を短縮することができます。
 
そこで今回は、知っているとほんの少し手順を短縮できるexcelショートカットキーを7つご紹介します。給与計算・手続き・常駐業務を行っている私がよく使用しているものから選びましたので、人事の皆様の業務にももちろん役立ちます。息抜きにご覧くださいませ。

 

その1）データの保存[Ctrl+Sキー]

これは基本中の基本ですね。エクセル左上の保存ボタンを押している方…そのマウスの移動時間が「もったいない！」です。文章を打ったら左手でCtrl+S。数式を入力したら左手でCtrl+S。これが癖になれば、データの保存漏れも防ぐことができます。（この保存ボタンのフロッピーディスクの絵を見て、何を表しているのかわからない世代もそろそろ増えてくるのではないでしょうか…）

その2）コピー[Ctrl+Cキー]・貼り付け[Ctrl+Vキー]

右クリック→コピー→右クリック→貼り付け　が、それぞれのキーを押すだけで可能になります。マウスで右クリックしていると10秒かかるところ、ショートカットキーを使用すると2秒で作業が終了します。

その3）検索窓の表示[Ctrl+Fキー]・置換窓の表示[Ctrl+Hキー]

 

「吉川さんのデータは、この表のどこにあったっけ…」「文字列の置換がしたい」というときに押して、サクッと検索・置換。ホームタブ→検索と置換→検索or置換 とマウスで選択をする必要はありません。機能をすぐに呼び出せるので、これも8秒かかるところ1秒で検索・置換が開始できます。

その4）直近に行った作業の一つ前に戻る[Ctrl+Zキー]

ショートカットキーを使用していてよくやってしまうのが「誤入力」。誤ってデータを消してしまった場合でも、このキーを押せば一瞬で元通りです。数回押せば、数回前の段階に戻ります。

その5）上のセルをコピー[Ctrl+Dキー]・左のセルをコピー[Ctrl+Rキー]

 

上のセル・左のセルと同じ内容をコピーするときに有用なショートカットです。Ctrl+C、Ctrl+Vを繰り返してもよいのですが、十数列をコピーするのにそれを繰り返す時間も「もったいない！」と感じたときは、こちらが便利です。それぞれ、データをDown（下へ）コピー、Right（右へ）コピーするため、D・Rを使用するようです。

その6）セル選択[Shift・Ctrl・Space]

「セルの選択なんて、マウスで十分」と侮るなかれ。キーボード⇔マウスの行き来が減るだけでも、作業時間はグッと減ります。

・列選択　　（半角入力の状態で）[Shift+Spaceキー]

下の図のように選択することができます。このショートカットは、半角の入力の状態で行わない場合、選択していたセルに半角スペースが入力されてしまいますので注意が必要です。

・行選択　　（半角入力の状態で）[Ctrl+Spaceキー]

列選択と同様に行います。行選択は使う頻度は少ないかもしれませんが、覚えておくと便利です。下記の図のように選択することができます。

・範囲選択　（半角入力の状態で）[Shift+Ctrl+Spaceキー]

列・行選択のショートカットを組み合わせ、3つのキーを同時に押すと、データが入力されている範囲のみが選択されます。私はShift:左薬指・Ctrl:左小指・Space:左親指で押しています。（押すタイミングが合わないと、シートの全てを選択してしまうのでご注意を。）

マウスでじわじわ範囲を広げていた方、その時間が「もったいない！」です！

 

その7）シートの切替[前へ:Ctrl+PageUpキー・次へ:Ctrl+PageDownキー]

最近私がよく使用するのがこちら。人事が取り扱うデータは、とにかく量が多く、シート数も多い！シートの移動にマウスを使用しているとそれだけで時間を取られてしまいます。そこでこちらのショートカットキー。Ctrl+PageUpで左のシートへ移動、Ctrl+PageDownで右のシートへ移動させることができます。

押し続けるとどんどん切り替わっていきます。マウスで押すことができなくなってしまった、遠い右のシートへも素早くたどり着けます。

 

まとめ

ショートカットキーを使いこなせれば、業務にかかる時間も短縮できます。一つの業務についてほんの10秒削減するだけでも、トータルで考えればそれなりの時間になります。その分早く帰りましょう！