給与明細書の電子化の同意について
現在、給与明細書の電子化を進めております。
先日に在籍者に対して電子化への同意の旨を書面で確認したところ、
約10％が同意しないという結果になりました。
会社としては全員電子化を行いたい為、同意しないと回答した在籍者に対して
同意しない理由を確認し、その理由を解消したうえで完全電子化に移行したいと考えております。
例）職場のPCを置き、給与明細が印刷ができる状態にする。
その場合、職員がいつでも明細書等を確認できる環境を整備した上で、
同意しないと回答した職員から、再度同意の書面等を貰う必要はありますか？
回答
結論から申し上げますと磁的方法による給与明細の提供に関しましては、所得税法第231条第2項に基づき従業員の承諾を得る事が必要とされています。また同意は口頭によるものではなく、証拠として残るものでなくてはいけないため、同意書を作成する必要があります。
従いまして、環境整備をされても同意書は当然に取得されるべきですし、それでも尚同意されず給与明細書を希望される従業員に対しましては引き続き明細書を交付される義務が生じます。
ただ令和5年度の税制改正により、磁的方法による給与明細の承諾手続について、「会社が定める期限までに従業員からその承諾をしない旨の回答がないときは、その承諾があったものとみなす」旨を事前に通知した場合、その期限までに回答がなかったときは、その承諾を得たものとみなすことができるようになっております。
従いまして、環境整備をされても同意書は当然に取得されるべきですし、それでも尚同意されず給与明細書を希望される従業員に対しましては引き続き明細書を交付される義務が生じます。
ただ令和5年度の税制改正により、磁的方法による給与明細の承諾手続について、「会社が定める期限までに従業員からその承諾をしない旨の回答がないときは、その承諾があったものとみなす」旨を事前に通知した場合、その期限までに回答がなかったときは、その承諾を得たものとみなすことができるようになっております。
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