収集に使用したマイナンバーが記載されている用紙を取り扱うときの注意点

入社者のマイナンバー収集にて、マイナンバーカードのコピーを貼り付ける申請書を使用しています。申請書の提出を受けた後、マイナンバーカードのコピーからマイナンバーを確認し、クラウドシステムに担当者にて登録を行っています。

申請書については、クラウドシステムに登録した後は通常のキャビネットに保管している状況です。

社内の特定個人情報に関する規定では廃棄とその記録が定められていますが、具体的にはどのような方法を取ればよいでしょうか。

回答

マイナンバーの取り扱い方針を定めたガイドラインでは、不要になったマイナンバーは、速やかに溶解もしくは焼却等で復元不可能な状態にし廃棄もしくは削除の記録を取ることが必要となります。

マイナンバー申請書については、可能であれば不要となった時点で廃棄を行うことが望ましいですが、社内のISOなどの取り扱いルールを設けマイナンバーのみを管理するキャビネットなどで一時的に保管し、溶解処理する業者を選定し廃棄を依頼することになります。業者の選定の際、マイナンバーの廃棄を証明する書類を発行する業者がよろしいかと存じます。

また、マイナンバーを廃棄したことを記録する帳票を作成し廃棄の記録を残すこととなります。帳票に定めはございませんが、客観的にどのような管理体制になっているか把握できるよう項目としては、対象者、廃棄日、廃棄方法、廃棄データの帳票名、廃棄者(御社の個人番号取り扱い責任者等)、廃棄件数といった内容となります。

なお、マイナンバーを扱えるクラウドシステムによっては、本人がシステムに直接アクセスしマイナンバーを登録することができる場合もございます。収集フローの中でご活用いただければ、管理の負担やリスクを軽減することができると存じます。

◆個人番号の取得から廃棄までの取り扱いは、以下のガイドラインによる
特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)
https://www.ppc.go.jp/files/pdf/261211guideline2.pdf

◆保管制限と廃棄
それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている
保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならない。
⇒【労働社会保険法令による書類の保存期間】
・雇用保険の被保険者に関する書類 4年
・健康保険・厚生年金保険に関する書類 2年
⇒【税務】
・扶養控除申告書等、源泉徴収義務者が保存する申告書 7年
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SR人事メディア編集部
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