年少者採用に関する年齢証明書はイントラ管理でもよいか？

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年少者採用に関する年齢証明書はイントラ管理でもよいか？

当社では全国に店舗展開をしており、人員の確保のため、今年から年少者の採用を検討しております。

そのための準備として、店舗ごとに必要なことについて確認を進めておりますが、その中で年齢証明書（住民票記載事項証明書等）の事業所備え付けが必要であると確認いたしました。

当社では重要書類管理の観点から情報を本社一括管理とするため、履歴書等の書類は採用活動終了後社内イントラにアップロードし、必要な時に見ることが出来るようにしております。

こちらの書類もそのようにしたいのですが、そのような対応は法的に問題ございませんでしょうか。

回答

労働基準法第57条では年齢を証明するものを事業場に「備え付ける」とされており労働者の年齢を確認する義務は使用者側にあるとされております。また、違反した場合には、1年以下の懲役または50万円以下の罰金に処せられることとなります。
確かに、重要書類管理の観点からできるだけ本社一括管理としたいところですが、社内イントラでの確認では事業場に「備え付ける」ことを満たしたとは言えないと考えます。
そのため、採用時に提出いただいた年齢証明書の原本につきまして本社保管、写しは店舗内の鍵のかかる場所に他の書類と合わせて保管するなどの対応を検討してみてはいかがでしょうか。