【令和２年10月から】まだ間に合う！？年末調整の電子化に向けて今スグやるべきこと！
令和２年の年末調整から、保険料控除申告書/住宅借入金等特別控除申告書の証明書を、紙に替えてデータ（「電子的控除証明書」）で提出することが可能になりました。
これにより、年末調整業務での完全ペーパーレス化が実現し、業務にかかる負荷を大きく減らすことが期待されます。
その一方、あと2ヶ月程で今年の年末調整業務が本格的に動き出します。電子化に興味はあっても、今からの準備で今年の年末調整に間に合うのか？、と、気になる方もいるかと思います。
まさに今、必要な対応を確認してみましょう。
目次
年末調整の電子化についてのおさらい
今年の年末調整での電子化に踏み込む前に、簡単にこれまでの電子化の経緯を振り返ってみましょう。
これまで、年末調整業務は基本的には膨大な紙のやりとりを伴うものでした。
会社は従業員ごとに何種類かの申告書を配布し、必要事項を記載してもらった上で、必要書類が添付された状態で回収をします。従業員数が多ければ紙のやりとりが多く発生し、その分配布・回収の作業は手間がかかります。
従業員から申告書を回収した後は、申告書の内容等についてのチェック作業があります。
申告書の記載内容は複雑なため、記載内容の誤りがおこりやすく、また必要書類の有無など多くのチェック事項があり、手間がかかります。
申告書のチェック後は申告書情報を給与システムに入力しますが、紙からデータへの転記作業は誤りやすく、その転記のチェックも不可欠です。
このように、従来の年末調整業務は紙を必要とし、それに伴い煩雑で膨大な作業が発生する、作業担当者に非常に負荷がかかる作業でした。
この年末調整業務にかかる負荷の軽減のために実施されるのが、年末調整の電子化です。
具体的には、従業員に配布・回収する各種申告書や添付する証明書等につき、データでやりとりできるようになります。
すでに、「扶養控除等申告書」や「配偶者控除等申告書」、「保険料控除申告書」といったおなじみの年末調整関係書類について、電子データでの提出が認められています。
しかし、「住宅借入金等特別控除申告書」や保険料の控除証明書等は紙での提出が必要だったため、工程の全てをデータで処理できず中途半端な状態だったのが昨年まででした。
令和2年からの変更点（完全なペーパーレス化へ）
今年の年末調整から、昨年までデータ対応できていなかった「住宅借入金等特別控除申告書」や保険料の控除証明書等のデータ提出も可能になりました。今年から追加される新しい申告書である「基礎控除申告書」や「所得金額調整控除申告書」もデータ提出できます。
これにより、従業員への申告書の配布・回収の作業が全てデータ上でやりとりできるようになるため、その後のチェック、システムへの入力等の作業でも紙による作業を無くすことができるようになります。
つまり、今年から年末調整業務を完全にペーパーレス化することが可能になるのです。
参考1：年末調整手続きの電子化概要図
参考2：国税庁HP『年末調整の電子化に向けた取組について（令和2年分以降）』
年末調整の電子化を10月から実施するためには
多くの会社では、10月頃から年末調整の動きを本格化させると思いますが、今年の年末調整から電子化での対応をしようとする場合、何から手をつけるべきでしょうか。
上記の国税庁HPの「3年末調整手続きの電子化へ向けた準備」を参考に、今からでもまだ間に合う、必要な準備を紹介します。
≪会社側が準備すること≫
①電子化の実施方法の検討
年末調整手続きの電子化の実施には、専用のソフトウェアの導入が必要です。
国税庁は、まずどのソフトウェアを使うのか、電子化後の事務手順をどうするか、検討を求めています。専用のソフトウェアについては、10月に国税庁から『年末調整控除申告書作成用ソフトウェア』が無償でリリースされる予定ですが、会社によってはこれを待っている時間はないかもしれません。
すでに民間のシステム会社から、令和2年の年末調整に対応したサービスが提供されていますので、ご利用の給与システム等に活用できるものを、システム会社に確認して選択しましょう。
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②従業員への周知
電子化にあたり、従業員には控除証明書等のデータを保険会社等から取得してもらうなどの事前準備が必要なこと、①で検討した使用ソフトウェアの使い方や電子化後の事務手順などの説明のため、従業員には電子化についての早めの周知が必要です。
従業員から控除証明書等のデータの取得方法について問い合わせを受けた場合は、各保険会社に尋ねることと、マイナポータルを利用してのデータ取得（※）も可能なことをあわせて案内しておくとよいかもしれません。
ただし、マイナポータルの連携にはマイナンバーカードが必要となるため、従業員がマイナンバーカードを取得するための時間も踏まえ、使用ソフトウェアの使い方の案内よりも早く、案内できることは案内しておくとよいでしょう。
10月から電子化の対応をするために、遅くても9月前半頃までには従業員への周知を済ませておきたいところです。
※年末調整や確定申告にて、マイナポータルを活用して控除証明書等のデータを取得し、各種申告書への自動入力が可能となります。
③給与システム等の改修
従業員から提出された年末調整申告書のデータや控除証明書等のデータは、最終的には給与システムに取り込んで年末調整の計算を行います。ご利用されている給与システムが、これらのデータを取り込める必要がありますので、取り込みに対応していない場合はシステムの改修が必要となります。
システム会社等が提供している給与システムの多くは、データの取り込みができるようになっているため、この対応については急ぐ必要はないかもしれませんが、直前に慌てることのないように、事前に年末調整処理の手順の確認を行いましょう。システム会社によっては年末調整の専用マニュアルがあったり、年末調整の説明会を開くこともあります。
また、令和2年からの所得金額調整控除については会社側で計算することになっていますが、この計算も給与システムで対応できるのか、併せて確認をしておくとよいでしょう。
④税務署への利用申請書の提出
電子化への対応のために、会社は所轄の税務署に「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出し、承認を受ける必要があります。
申請書を提出した月の翌月末までに、「承認」または「承認しない」ことの決定通知があります（どちらの通知もない場合は、申請書を提出した翌月末には承認があったとみなされます）。
承認されてはじめて電子化が可能になるため、10月から電子化スタートとなるためには、遅くても8月末までに承認申請書の提出が必要となりますので、10月からの運用を検討されている会社はこの対応を急ぐ必要があります。
≪従業員側が準備すること≫
①控除証明書等データの取得
保険会社等のホームページ等から控除証明書データを取得するか、マイナポータルを利用しての取得のどちらかの方法があります。
保険会社からの取得の場合は、保険会社ごとに取得方法が異なるため、各保険会社に取得方法を尋ねてもらうよう従業員に案内しておきましょう。
マイナポータルを活用する場合は、前述のとおりマイナンバーカードの取得やマイナポータルの開設が必要になるので、会社はこれらの対応について簡単にでも案内しておくとよいでしょう。
②年末調整用ソフトの取得など
≪会社側が準備すること≫の①でもお伝えしたとおり、従業員が専用のソフトウェアを通じて申告書情報を入力する国税庁の無償サービス（『年末調整控除申告書作成用ソフトウェア』）のリリースは10月を予定しています（このソフトウェアは、従業員各自の端末へのインストールが必要です）。
その他システム会社のサービスを利用する場合は、会社から案内されたIDやパスでシステムにアクセスし、申告書等を作成します。
おわりに
今年の年末調整から電子化をしたい！という会社にとっては、10月からの運用のために今このタイミングで急いでやっておかなければならない対応もあり、あまり時間がありません。
まずは、「年末調整の電子化を10月から実施するためには」のパートをきちんと読んでいただき、会社と従業員にとって必要な対応を整理して、優先順位の高いものを急ぎ進めていきましょう。準備は大変ですが、電子化の導入により、従業員と会社の負担が大きく減らせるなどメリットも得られます。
給与計算や年末調整の業務を外部に委託している場合は、委託先と密に連携し準備を進めていきましょう。
吉田はづき
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