コロナに負けるな!テレワーク導入いろは

現在、コロナウィルスやオリンピックの影響で、テレワークや、時差出勤といったような時間や場所にとらわれない働き方を検討する企業が多く見受けられます。今回は特にテレワークについて取り上げ、導入時の注意点や導入事例などをご紹介していきます。

 

 

 

テレワークとは

テレワークとは、情報通信技術を活用して行う時間や場所にとらわれない勤務形態を指します。

 

テレワークには次の3つの形態があります。

・在宅勤務

会社に出勤せず、自宅で就労する勤務形態。大きなメリットは通勤時間が軽減できることです。

・モバイルワーク

パソコンや携帯などを使用し、顧客先や交通機関などの移動中、カフェなどを利用した勤務形態。様々な場所で効率よく仕事ができるので、移動が多い人に適しています。

・サテライトオフィス勤務

所属するオフィス以外のオフィスで就労したり、遠隔勤務用の施設を利用して行う勤務形態。顧客先に近い、自宅から近いなどの利用ケースが想定されています。更にサテライトオフィス勤務は、オフィススペースの契約形態によって、2タイプに分類できます。

  1. 専用型…自社専用として利用されるオフィススペース。
  2. 共用型…複数の企業がシェアして利用するオフィススペース。

 

テレワークのメリット

テレワークを導入するメリットは、企業側にも従業員側にもあります。

 

◎企業側のメリット

 

・従業員の確保、雇用の継続

従業員の個々の状況に合わせて働く場所や時間を検討することで、従業員の離職防止に繋がります。結果として雇用の継続に繋がり企業にとって貴重な人材の確保に貢献します。

・コスト削減

在宅勤務を行うことで通勤費を削減できます。また、備品、オフィス維持費の削減なども期待できます。

 

・電子化、業務改善のきっかけに

テレワークの導入にあたり、テレワークに適した業務、適さない業務といったような業務の洗い出しを行うことになります。改めて業務内容を見直すことによって、仕事の進め方を改善するきっかけとなり、業務の効率化を図れるというメリットもあります。また、テレワークは業務情報をインターネットを経由して共有するので、テレワークの導入は結果として業務の電子化にも繋がります。

 

◎従業員側のメリット

 

・ワーク・ライフ・バランスの向上

通勤をしないことにより、通勤に使っていた時間を他に充てることができます。プライベートの時間を充分確保することで、仕事へのモチベーション維持も期待できます。

 

・生産性・創造性の向上

一人で業務を行う空間を作ることで、電話や雑談などの話し声に邪魔されず、来客対応で業務を中断することもないので、集中して業務を行えます。従業員にとって業務に集中できる環境を作ることは、生産性と創造性の向上に繋がります。

 

・自律、自己管理能力の発達

テレワークは始業から終業まで一人で行うので、業務管理を全て自分で行わなければなりません。目標を定め、進捗や達成率など記録を取ることで、自己管理能力が培われます。

 

テレワーク導入フローと導入時の注意点

 

現在コロナウィルスの影響でテレワークを検討している企業が増えていると冒頭で述べましたが、テレワーク導入の為にはどういう手順を踏めばいいのか、その際の注意点など多くの疑問があるかと思います。以下では導入の流れや、導入時の注意事項などを説明します。

 

テレワーク導入フロー

テレワーク導入の際は、3つのポイントを考える必要があります。

 

・人事・労務

テレワークの対象者の範囲や業務内容、テレワークの頻度など労働環境やルールを整備する

 

・情報通信技術

どのようなシステムを使うか、ネット環境はどうするかなど安全で快適に使えるシステムの検討を行う

 

・実施

実践へ向けての周知の仕方や実践後の課題や改善に向けてテレワークへの理解を深める

 

実際のテレワークの導入フローは以下の通りです。

 

(1)テレワーク全体像の把握

テレワークを導入するには何を考える必要があるか、どのようなプロセスで導入するかを把握します。テレワークの全体像を把握した後は、実施に向けて推進体制を作ることも重要です。

(2)全体方針の決定

まず、テレワークを導入しどのような効果を得たいかなど、目的を明確にします。目的を明確にしたうえで基本指針を策定し、社内全体でテレワーク導入への認識を共有することで円滑な導入が期待できます。

(3)ルールの作成

ルールを作成するにあたり、対象者、対象業務、実施頻度などを決める必要があります。テレワークを導入しても問題はないか、就業規則の確認も重要です。また、研修、教育を行うことで、テレワークへの理解が深まり、テレワークによる効果が更に高まります。

(4)ICT環境の整備

現在従業員が使用している端末の種類や、回線、サーバなどのシステム環境について確認します。ICT環境に合わせてコミュニケーションや、労務管理を行うツールを選択するとよいでしょう。

(5)セキュリティー対策の実施

自宅における作業環境、PC管理方法など情報セキュリティーに関するガイドラインを作ることをお勧めします。

(6)実施後

実践後は、テレワークを導入してどのような効果があったか把握することが大切です。実施後の現状を把握し結果を評価することで、改善点が見つかりテレワークの拡充に繋がります。

 

テレワーク導入時の注意点

 

テレワーク勤務の場合でも、労働関係基準法令は適用されます。導入の際は、労務管理の方法や、勤務管理、セキュリティー対策などの観点について考えることが重要となります。

 

労務管理

テレワークを導入する際は、就業場所の変更や、労働条件の変更を伴う為、就業規則などにテレワーク勤務に関して規定しておくことが必要となります(通常勤務とテレワーク勤務において労働時間や労働条件が変わらない場合は、必要なし)。就業規則にテレワークに関する規定を盛り込んだり、テレワークに関する規程を作成した場合、所轄労働基準監督署に届け出が必要となります。届け出を忘れないよう注意しましょう。

 

就業規則にテレワークに関する規定を追加、又はテレワークに関する規程を作成する際は以下の点について留意する必要があります。

 

(1)労働条件の明示

労働基準法施行規則5条2項により、事業主は労働契約締結に際し、就業の場所を明示する必要があります。在宅勤務の場合、就業場所として従業員の自宅と明示しておく必要があります。

(2)労働時間の把握

使用者は、労働時間の適正な管理の為、従業員の従業員の始業、終業時間を管理し、記録する必要があります。

(3)業績評価・人事管理等の取扱い

会社に出社する従業員と異なる業績評価、人事管理制度を用いる場合は、その旨を予め従業員に伝えなくてはいけません。また、そうした場合は、就業規則を変更する必要があります。

(4)通信費・情報通信機器等の費用負担

在宅勤務を行う従業員に通信費、情報通信機器等の費用負担をさせる場合は、就業規則に規定する必要があります。

(5)社内教育の取扱い

在宅勤務等を行う労働者に、社内教育や研修制度に関する定めをする場合にも、当該 事項について就業規則に規定する必要があります。

厚生労働省:「テレワークモデル就業規則」

 

勤務管理

テレワークでは従業員の勤務状態が目視で確認できないので、事前に勤務管理についてルールを決めておく必要があります。特に注目したい点はこちらです。

(1)始業・終業の管理

通勤時間の削減により就業時間の変更や、子供の送り迎え等で業務の中断が必要な際はその取扱いについて事前にルールを決めておく必要があります。

勤怠の管理には電話やメール、勤怠チェックツールなどを使って報告させたり、記録を取るとよいでしょう。

(2)在席・離席の管理

勤怠管理と同様に報告と記録を行うことで、従業員の勤務状況を確認することが大切です。メールや電話の他に、顔が見えるビデオチャットを使うという手も有効的です。

 

業務の進捗管理

テレワーク実施者の業務進捗を把握することで、他の従業員との業務連携が行えたり業務の円滑な進行に繋がります。スケジュール管理ツールなどを使い、テレワーカーが情報共有できる環境を作るとよいでしょう。

 

セキュリティー対策

情報を社外に持ち出すので、情報の漏洩に注意する必要があります。使用するソフトウェアは常に最新のものにし、データの管理などはセキュリティー付きのクラウドサービスを使うことをお勧めします。また、従業員が私物端末を使用する際はトラブルに繋がらないようあらかじめ会社に相談しておくことが大切です。

 

テレワーク導入例

最後に実際にテレワークを導入している企業をご紹介しようと思います。

 

導入例1 シックス・アパート株式会社

【シックス・アパート.プレスリリース.シックス・アパートが、令和元年度「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」を受賞しました

https://www.sixapart.jp/press_releases/2019/11/25-1600.html

 

導入例2 明豊ファシリティワークス

【明豊ファシリティワークス. 総務省「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」受賞のお知らせ

https://www.meiho.co.jp/notices/201911011/

 

【参考文献:総務省.総務省トップ.広報・報道.報道資料一覧.「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」等の公表.別紙4

https://www.soumu.go.jp/main_content/000653350.pdf

 

まとめ

テレワークは従業員に合った勤務形態の選択、労働条件の明確化、目的の共有など従業員とコミュニケーションを取りながら導入することが大切となります。現在、世間ではテレワークの需要が高まりつつあります。これを機に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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