ゆくゆくはRPA化するために・・・業務整理のポイント

業務を効率化して、スタッフにはより専門的で企画的な仕事をさせたい、というお話をどこの人事部でもお考えだと思います。今回は業務改善コンサルティングを行う中での業務整理の手順について説明させていただきます。

 

業務整理で重要なことは・・・

1.現状把握:現担当者業務へのリスペクト!

2.手法:仕事をやらないと割り切る!4Cの実践

3.展開:作業はアウトソースやRPA化へ!

 

 

1.現状把握:現担当者業務へのリスペクト!

業務整理を行う上でなにより重要なのは、現在誰がどのような業務をしているのか、実態をつかむことです。その際に陥りがちな誤りとして、現在の方法が非効率で無駄が多いという問題点に気づくところまでは良いのですが、即座に効率的な手法に変更しようとする場合があります。

 

前任者は本当に効率化に関心がなかったのでしょうか?前任者が効率化と引き換えに精度を高めるために守ってきたルールが存在するはずです。効率化と精度(正確さ)、この両者を高めなければ業務改善には至りません。

気づいた問題点に場当たり的に対応するのではなく、まずは現状分析として各担当の業務内容をヒアリングにより整理します。

なぜ現在の方法で業務をしているのか、現担当者の問題意識と改善を阻む課題など、これまで長らく対応していたスタッフが頭を悩ませてきた問題に寄り添いリスペクトを示すことで、実務への理解の深い担当者と一緒になって業務改善を進めることができます。

実務に精通した担当者との信頼関係のもとに現状を正確に把握することによって、担当者にとって、部門にとって、会社にとって、より効率的で価値のある業務フローを再構築することができます。

 

 

2.手法:仕事をやらないと割り切る!4Cの実践

業務改善をする上で4つのCという手法はよく利用される考え方です。現状把握により確認すべきは現在の業務内容を正確に把握することと同時にこの4Cへの分類をすることが重要になります。4つのCとは以下の4つです。

 

  1. Cut(やめる)   要不要を見極め、不要な仕事は思い切ってやめる
  2. Convert(移す)  業務を適切な対象者に移行する
  3. Combine(集める) 重複した業務、分散した業務をまとめる
  4. Create(作り出す)  企画業務や生産的な仕事を作り出す

 

 

1)Cut(やめる) 要不要を見極め、不要な仕事は思い切ってやめる

一見不要な業務をやっているケースなどないように思える場合にも、やめても大きな問題のない仕事、というものは案外多く存在します。

たとえば紙書類のファイリング。これまでやってきたから、シュレッダーにかけるのは忍びないから(?)という理由で紙のファイルをいつまでもファイリングしているケースがないでしょうか。本当にその書類は見返すのか・・・、見返す場合にも書類倉庫へ行って探す必要があるか、PDFやデータで保管されていたほうが探す場合にも楽ではないか・・・。

 

実は不要だがやめるタイミングがなかった、自分が勝手にやめてよいかわからないなど、「やめても問題がないがあっても問題がないので続けている」という恐ろしい仕事(!)は案外多いものです。

 

ではどうやって不要な仕事を見極めるのか。

常に「この仕事のゴール(目的)はどこか」を考えるということです。業務の全体像を俯瞰してみる、という言い方もできます。

たとえば紙書類をファイリングする目的は「過去に処理したものを必要なときに必要なタイミングで確認できること」だと思います。それであれば紙である必要がまずありません。また原本である必要があるか、という点では、なぜか押印してある書類はすべて重要書類である、と考えてしまうことがありますが、法的に保管年数などが定められた書類以外では押印書類の原本が必要なケースはない可能性も高いと思います。

こう考えると、必要だからやっているのではなく、やめることが不安だから続けている、という消極的な理由で仕事を増やしていることがわかると思います。

丁寧に仕事をしたいと考えるあまりに管理ツールが増えていきますが、そこはぐっと我慢をして過剰管理ではないか?を厳しく自分に問いかけましょう!

 

 

2)Convert(移す) 業務を適切な対象者に移行する

移すというと、誰かほかの人に仕事を投げるようなイメージがあるかもしれませんが、仕事を移すのは社員である必要性はありません。

自分でやらずに他の方法で実施する。その一つがアウトソースです。

アウトソースはコストがかかりますが、時間外勤務のコストやそのことによって取られていた時間を他の生産的な業務にあてることができることを考えると、結果的に低コストである可能性があります。

 

自分でやらずに他の方法で実施する2つ目がRPA化、システム化です。

2019年はHRテック元年などとも言われてきました。人事部門のシステム化です。これまで人事総務などの間接部門では特にExcelやAccessなどを駆使して様々なデータ管理をしてきたと思います。RPAなどを導入することで、一部の手作業で管理表にタイピングする作業がなくなります。

 

自分でやらずに他の方法で実施する3つ目は、他のスタッフや部下への移行です。

業務を移行、アウトソースする場合に重要なことは、その業務を対応するために必要な能力やスキル、かかる工数などを正確に把握することです。移行相手が対応できるかを見定めることで業務の移行は成功します。

 

 

3)Combine(集める) 重複した業務、分散した業務をまとめる

まとめ方としては以下の3つを意識します。

  • 作業時間をまとめる
  • 作業自体をまとめる
  • 作業方法をまとめる

 

  • 作業時間をまとめる

例えば一日中メールの着信があると、その都度チェックをして都度返信をしているケースはないでしょうか。レスポンスが早いことは素晴らしいのですが、よく考えるとそれほど急ぎではない内容だった、ということも多いと思います。

メールは1時間半に一度10分で処理するなど、ルールを決めてまとめて処理します。そうすることで集中していた業務が中断されて、何をしていたんだっけ?と思い出すところから始める、という無駄を省けます。

 

  • 作業自体をまとめる

となりの部署でも同じ資料を作っている、というケースが確実に存在します!。最初に実施した実態把握の時点で、となりの部署も似たような資料を作っているということに気付いたら一つの資料にまとめてしまいましょう。

例えば人事データは人事部が管理しているが、健康診断の管理は総務部がしている。その際に現在の所属や保健加入状況の管理など、毎回総務部も別資料をメンテナンスしている、など心当たりがあるのではないでしょうか。

人事データと総務で管理しているデータは一部重複しています。二つの情報をそれぞれメンテナンスしていてはミスも発生しますし、作業時間もかかります。

管理場所を一つにまとめることで重複作業を減らすことができます。

 

  • 作業方法をまとめる

作業自体をまとめるために、そもそも資料の保管方法やデータの管理方法、利用するツールなどをまとめることで劇的に変化します。

チームや部門、会社内で複数の管理方法が存在しているケースがあります。

たとえばお客様への提案書のフォーマットが隣の営業部と違うなど。色や形式を一定の形式に整えるだけでオリジナルのデザインを考える必要がなくなり作業スピードはあがります。

報告書や議事録のフォーマットなどもそれぞれ作成する人が自由に作成してしまっているケースもあるのではないでしょうか。確認する方は確認しにくいために時間がかかる、作成するほうは毎回わかりやすく伝える方法を考えながら作成するなど、無駄な時間がかかっていることが分かると思います。

 

 

4)Create(作り出す) 企画業務や生産的な仕事を作り出す

最後に重要で一番難しく、業務整理とは逆行するような、仕事を作り出すということについてです。

業務のCutで最初にお伝えしました、常に「この仕事のゴール(目的)はどこか」を考える視点に戻ります。会社規模での自分のやるべきこと、役割を考えます。

例えば人事部として様々な採用業務をすることの目的はなにか。もちろん会社に良い人材を採用することです。さらにはよい人材を採用するのはなぜか。良い人材が集まることで生産性を高め業績が高まるからです。そのためには業績を上げる、経費を抑え、売上を上げるための採用戦略が必要になります。

例えば経費を抑えるという意味で採用媒体の利用は適切か、売上を上げるという意味では必要な人材は営業マンなのか、技術者なのか。採用担当として作業をするだけではなく、プランニング、企画に踏み込む仕事をするべきかもしれません。

そのような本当に必要な仕事はなにか、そこに注力することが本来の自分の仕事であることを意識すべきです。

 

 

3.展開:作業はアウトソースやRPA化へ!

ここまで4つのCによって作業を削減したり、移管する方法を考えてきました。

作業のConvertの項でもお話しましたが、自分でやる必要のない業務は今後システム化、RPA化、アウトソースをすることで正確かつ効率的に業務を進めてはいかがでしょうか。

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