大まかな対応の流れは、下記の通りです。

①「客観的な事実関係の把握」　
②「本人への事実確認、事情の把握」
③「原因別で対応方針を決定」
④「その後の経過観察」


①「客観的な事実関係の把握」

まず、実際にどの程度遅刻や欠勤などがあるのかを客観的な数字として把握する必要があります。
出勤簿等を基に、遅刻・欠勤の回数や日時、事前連絡の有無等を具体的に確認します。
加えて、それに伴う業務への影響（顧客からのクレームの有無、社内での業務遅延の有無等）も把握しておく必要があるでしょう。


②「本人への事実確認、事情の把握」

上記の客観的なデータを念頭に置いたうえで、実際に当該社員に事情を確認します。
この際、頭ごなしに叱ったり、対策を求めたりすると、根本的な原因が分からなくなったり、却って欠勤の増加の原因になったりと悪影響が大きくなります。
あくまで本人を心配しているというスタンスを見せたうえで、しっかり本人の事情を傾聴する姿勢が大事になります。


③「原因別で対応方針を決定」

本人からのヒアリングの結果を基に、今後の方針を考えます。
原因によって、どのように対処するかは変わってきます。
下記に原因別で意識すべき点をまとめていますが、
実際は内容によってどうすべきかは個別に検討してください。


メンタル・健康問題
：産業医・EAP（従業員支援プログラム）への連携、休職制度の案内、勤務時間の調整など

ハラスメント等
：職場環境の調査・改善、配置転換の検討

業務上の課題
：業務量の見直し、上司との関係調整

本人の意識・態度の問題
：就業規則に基づく指導・注意、改善計画の策定


本人に指導を行う必要があるのは、ここで純粋に本人の意識や態度の問題であると判明した場合です。ここまでのプロセスを経ずにいきなり指導や注意から入ってしまうと、逆効果になったり、問題が深化してしまったり、最悪の場合はその社員からの訴訟リスクになる危険性もあります。あくまで客観的な事実関係をベースに、慎重に本人、周囲からのヒアリングを行ったうえで行う必要があります。

その他、その社員と接するにあたり注意すべき点は例えば下記のような点があります。

〇決して感情的な態度をぶつけることなく、冷静に事実ベースで話をすること
〇欠勤や遅刻等を繰り返すことで、本人に何らかのメンタル不調が付随していることが多く、欠勤や遅刻自体がその初期サインであることが多い
〇ほかの社員と比べて不公平な取り扱いはできる限り避けること
〇本人等のヒアリングにあたっては、かならず日時・内容等の記録をつけること



遅刻や早退が続くこと自体は、本人も望んでいないことが多く、その裏にある事情は、本当にケースによって様々です。
社員が抱えている問題に対して、共に解決していくものだというスタンスで、冷静に事実関係や原因を調べたうえで、どのように今後対処していくかを検討する必要があります。