特別休暇制度を適正に運用するために、要介護状態であることを確認する書類の提出を求めることは、制度運用上の合理的な対応といえ、原則として問題ありません。
　ただし、従業員のプライバシー権や個人情報保護の観点から、慎重な対応が必要です。現時点で就業規則等に制度の詳細が明記されていない場合には、特に以下の点にご留意ください。

1. 収集情報の必要最小限化
　書類提出の目的が「要介護状態か否かの確認」に限定されるのであれば、その確認に必要な最低限の情報のみを求めてください。（要介護度や介護サービスの内容など詳細な情報までは不要）

2. 本人の明確な同意の取得
　書類提出については、従業員本人から明確な同意を得ることが重要です。
同意は「この制度利用にあたり、要介護状態を確認するための証明書類の写しを提出することに同意します」といった文言を使用し、書面や申請フォームのチェックボックス等で取得します

3. 利用目的の明示と限定
　提出書類の利用目的はあらかじめ明確にし、目的外使用の懸念を排除してください。
「当該書類は、特別休暇制度の適用可否判断の目的のみに使用し、それ以外の目的には一切利用しません」のような文言を記載すると良いでしょう。

4. 保管・廃棄のルール設定
　提出された書類は、適切な安全管理措置のもとで保管し、保存期間を設け、保存期間が過ぎたら適切に廃棄するルールを明文化しましょう。

5. 就業規則または社内規程への明記（将来的対応）
　現時点で就業規則に制度の記載がない場合、従業員の納得性や制度の透明性を高めるために、今後規程に明記することが望ましいです。
就業規則の改定が困難な場合でも、社内制度規程・ガイドライン等で補足する方法があります。

6. 対象家族の範囲を明示する
　書類提出により確認したいのが「どの家族の介護状態」なのか（例：配偶者、親、配偶者の父母など）、対象となる家族の範囲を制度上あらかじめ明示しておくことが望ましいです。

7. マイナンバー記載部分の取扱い
　要介護認定通知書等にはマイナンバーが記載されている場合があります。提出を求める際には、マイナンバー記載部分を塗りつぶして提出するよう依頼することが適切です。

8. 任意提出である旨の説明
　提出を拒否された場合に制度の適用ができない旨を丁寧に説明しつつ、「提出は制度利用のために必要な手続きであるが、同意いただけない場合は別途ご相談ください」といった表現で配慮を示すことが望ましいです。

　上記の対応を整備することで、従業員との信頼関係を維持しながら制度を適正に運用することが可能となります。
　制度を導入する際は従業員向けのガイドラインを用意すると、制度の理解・定着がスムーズとなるでしょう。