意外と簡単?Excelでつくる忘年会の席次表【作成編】

 

師走とはよく言ったもので、私の上司、先輩社員も後輩社員も忙しく走り回っております。

人事としては、年末調整に給与に賞与に、その他年末に向けて準備をしなければならないことが山積みで、忙しさに追われる時期ではないでしょうか。

 

 

そんな年末の楽しいイベントといえば、忘年会ですよね!

 

 

忘年会は、各部署で済ませる場合もあれば、会社全体で行う場合もあります。

各部署で行う場合は特に人事や総務がセッティングすることはないですが、会社全体で忘年会を行う場合、人事や総務がセッティングを行うことが多いかと思います。

会場予約に始まり、社内への案内、人数の把握と会場とのやりとり、予算の確認、そして席次表の作成と、やることが非常にたくさんありますよね。

 

そこで今回は、Excelで席次表を作成することを想定して、お役立ちの技をいくつかご紹介させていただきます。

席次表は忘年会以外にも活用できますし、普段の業務でも使用できる技ですので、人事必見です!

 

 

0. 席次のマナー

1.【準備編】人数の把握

2.【作成編】会場図の作成

3.【推敲編】社員の配置

 

2.【書式編】会場図の作成

席次表のような図を作成する際、PowerPointとExcelではそれぞれに利点があります。

「席次表」という観点で考えると、主なところとしては以下の点であると考えます。

 

PowerPoint

Excel

メリット

■図形配置の自由度が高い■操作がわかりやすい ■表形式のため整然とした図を作成しやすい■人数確認などの計算が数式で可能

デメリット

■整然とした図を作成するのに工夫が必要(2013ではマウスでも作成しやすくなった) ■斜めや丸といった形が扱いづらい(図形の挿入で対応可能)

 

 

PowerPointは図形配置の自由度が高く、操作がわかりやすい為、このような席次表を作成するのに向いていますが、整然とした図を作成するには少し工夫が必要になりますし、人数のカウントも手作業になります。

Excelの場合は、もともと表形式のため、四角形の配置がしやすく、整然とした図が作成しやすいのが特徴です。関数を利用することで、人数を確認しながら、抜け漏れないよう図を作成することもできます。

表形式のため、斜めや丸い線を作成することはできませんが、図形を挿入すればこの問題は回避されます。

 

枠線を引く

それでは、実際に会場図を作ってみましょう。

以下は、会場図に使えそうなショートカットです。

 

Ctrl + Shift + &

選択したセルを罫線で囲む(罫線の「外枠」)

Shift + Space

行選択 ※日本語入力がONになっていると使用不可

Ctrl + Space

列選択

Ctrl + “+”

(又はCtrl + Shift + “ ; ”)

セルの追加

F4

直前の操作を繰り返す(セル編集時以外)

 

 

下の4つはショートカットの回でも出ておりましたが、一番上のショートカットは今回初のお披露目となります。

これはなかなか知らない人も多いかと思いますが、知っていると非常に便利なショートカットです。

それでは早速作成してみましょう!

私のお勧めはまずある程度列を選択し、幅を縮めてしまって細かく編集できるようにすることです。

この操作はなくても会場図の作成は可能ですが、より細かい調整がしやすくなるためお勧めします。

01-05

 

机になる部分を選択し、

01-06

 

Ctrl + Shift + & で外枠を作成します。簡単ですね。

01-07

 

後は、同じくCtrl + Shift + & やF4(繰り返し)、コピー等で枠を作成すれば、大枠は完成です。

01-08

01-09

01-10

工夫すればいろんなレイアウトが作成できますね!

 

次はいよいよ最後、推敲編です。

席次表を作成するシートも無料公開しますので、お楽しみに!

 

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