意外と簡単？Excelでつくる忘年会の席次表【準備編】

 

日に日に肌寒くなり、11月もあっという間にあと少しとなってしまいました。12月も目前です。

人事としては、年末調整に給与に賞与に、その他年末に向けて準備をしなければならないことが山積みで、忙しさに追われる時期ではないでしょうか。

 

 

そんな年末の楽しいイベントといえば、忘年会ですよね！

 

 

忘年会は、各部署で済ませる場合もあれば、会社全体で行う場合もあります。

各部署で行う場合は特に人事や総務がセッティングすることはないですが、会社全体で忘年会を行う場合、人事や総務がセッティングを行うことが多いかと思います。

会場予約に始まり、社内への案内、人数の把握と会場とのやりとり、予算の確認、そして席次表の作成と、やることが非常にたくさんありますよね。

 

そこで今回は、Excelで席次表を作成することを想定して、お役立ちの技をいくつかご紹介させていただきます。

席次表は忘年会以外にも活用できますし、普段の業務でも使用できる技ですので、人事必見です！

 

【目次】

0. 席次のマナー

1.【準備編】人数の把握

2.【作成編】会場図の作成

3.【推敲編】社員の配置

 

0.席次のマナー

まずは席次表を作成する前に、席次についておさらいしておきましょう。

基本は、この3つです。

 

■部屋の入り口から遠い席が上座

■長いテーブルに片側3名以上で座る場合は中央が上座

■美しい景観をながめることが出来る場合、入り口側でも景色が見える席が上座になることがある

（景観を売りにしている場合に多い）

 

ただし、シーンはあくまでも忘年会。年の終わりの大宴会です。

特に目上の方には、一度席次を作成した後に確認するのが「できる配慮」でしょう。

例えば「普段この人とあまり話せていないから近くにしてほしい」「できるだけ全員と話したいから（上座下座関係なく）なるべく中央においてほしい」などの要望が出てくるかもしれません。

 

 

1.【関数編】人数の把握

まずは、人数の把握が重要です。

それにより、予約人数が変わり、かかる費用が変わるからです。

 

人数をカウントする関数は、例えば以下のような関数が便利です。

 

COUNT関数	=COUNT([範囲])	[範囲]内の数値が入力されたセルをカウントする
COUNTA関数	=COUNTA([範囲])	[範囲]内の文字列が入力されたセルをカウントする
COUNTBLANK関数	=COUNTBLANK([範囲])	[範囲]内の空白セルをカウントする
COUNTIF関数	=COUNTIF([範囲],[検索条件])	[範囲]内の[検索条件]が入力されたセルをカウントする
SUBTOTAL関数	=SUBTOTAL(102,[参照範囲])	COUNT関数と同じであるが、非表示セルはカウントせず
	=SUBTOTAL(103,[参照範囲])	COUNTA関数と同じであるが、非表示セルはカウントせず

 

試しに人数を確認してみましょう。

社員名簿などで、今回のためのリストを作成します。

社員番号、名前、あとは部署などがあれば席次を決めるときに便利でしょう。

他にも確認する項目があれば追加してください。

 

 

 

人数の確認はCOUNT関数を使います。

この関数は数値しかカウントできない為、社員番号の列をカウントします。

 

 

社員番号列がなかったり、社員番号が文字列になっていたりする場合は、COUNTA関数を使いましょう。

人数をカウントすることが出来ます。

 

 

次に出欠を管理します。

特定の文字列をカウントしたい場合は、COUNTIF関数が便利です。

ここでは、「出席」と「欠席」の数をカウントしています。

未回答の部分は空白になっているので、COUNTBLANK関数を使用しています。

これは空白のセルを数えてくれるので、まだ回答されていない空白のセルもカウントすることが出来ます。

念のため、全員の人数と「出席」「欠席」「空白（未回答）」の合計が一致しているかもチェックします。

これは、席次表に記載した人数と出席する人数が一致しているかの確認をする際に使用します。

 

 

ちなみにSUBTOTAL関数は、非表示セルをカウントせず見えている分だけカウントしてくれます。

フィルターをつかってデータを絞った時などに効果を発揮します。

 

これで、まずは準備が整いました。

次回はいよいよ席次表の作成です。