【Word・Excel便利技】給与支払い報告書の宛名ラベル・昇給通知書・社保料通知書の作成に便利!差し込み印刷活用術!

人事業務において知っていると便利な技をご紹介するこのコーナー。

今回は、差込印刷活用術についてご紹介します。

社員へ給与明細・入退職関連書類・産育休手続き関連の書類を発送する際や自治体へ住民税関連の手続き書類を発送する際、そして給与支払報告書を自治体へ発送する際の宛名ラベルの作成や、昇給や社会保険料の変更を社員へ通知する文書の作成に大いに役立つ機能です。私もいつも活用しています!知らなければ非常にもったいないです!

具体的な活用例にも触れながらご紹介して参ります!

 

差し込み印刷とは?

活用術に入る前に、「そもそも差し込み印刷ってなに??」という方のために概要をご紹介します。

差し込み印刷とは、Wordで作成した文書に、Excelに保存されているデータを埋め込んで印刷することができる機能です。

 

宛名ラベルが作成できます!

エクセルに住所、会社名、氏名等の一覧を作成しておき、ワードに差込フィールドを挿入すると宛名ラベルを作成することができます。

手書きをする手間が省けて、スピーディーに書類を発送することができます。

 

昇給通知・社保料通知等の各種通知書も作成できます!

宛名ラベルと同様に、氏名や給与額、保険料額の一覧をエクセルに作成しておけば、昇給通知や社保料通知書の作成にも活用できます!

下期からの給与改定や、月変・算定による標準報酬月額・社会保険料の改定を通知する文書を作成する機会にも便利な技です。

 

金額にカンマを入れるにはどうすればいいの?

上に書いてあるように「差込用のフォーマットを作って、差込データリストを作って、差込フィールドを挿入して…できた!」

「あれ、エクセルの差込データリストで金額をカンマ区切りにしていたのに、Wordに差し込むとカンマが消えてしまう…。なぜ…!?」

そんなご経験をお持ちの方、ちゃんと解決方法がありますのでご安心下さい!

AltキーとF9キーを同時に押すと、実は下記のようなコードが表示されます!

金額欄のコードの末尾に「\# “#,##0″」というコードを追記し、またAltキーとF9キーを同時に押してもとの画面に戻ると…

ちゃんと金額がカンマ区切りで表示されます!

 

給与明細・入退職関連書類・産育休手続き関連の書類を発送する際や自治体へ住民税関連の手続き書類を発送する際の宛名ラベルの作成や、昇給や社会保険料の変更を社員へ通知する文書の作成、また女性社員の多い企業様の場合は産育休の手続きスケジュールの案内文書の作成等々、とても活用できるシーンが多い大変便利な機能です。

書類作成や発送等の細かく煩雑な業務を効率化しましょう!

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船水 希恵

船水 希恵

総務、クライアント企業の給与計算・社保手続き・労務相談・IT化による業務効率化支援、ITリテラシー研修運営などに携わって参りました。これまでの経験を生かして人事担当者の皆様のお役に立てるような情報を発信して参ります。
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