【人事Office便利技】年齢・勤続年数の算出に便利!DATEDIF関数とは?

人事業務において知っていると便利な技をご紹介するこのコーナー。

今回は、DATEDIF 関数をご紹介します。年齢の算出や勤続年数の算出に役立つ関数です。

高年齢者雇用状況報告書の作成、有休付与日数の計算、退職金の計算等々…

活用できるシーンが沢山ありますので、人事担当者必見です!

具体的な活用例にも触れながらご紹介して参ります!

 

DATEDIF関数とは?

DATEDIF 関数は二つの日付の期間を計算する関数です。

=DATEDIF(開始日,終了日,単位)」とセルに入力すると、日付①から日付②までの期間を指定した単位で算出することができます。

単位については、「”Y”」と入れると年数、「“M”」と入れると月数、「“D”」と入れると日数で期間が算出されます。

また、「“YM”」と入力すると1年に満たない月数を、「“YD”」と入力すると1年に満たない日数を、「“MD”」と入力すると1ヶ月に満たない日数を算出することもできます。

 

【例①】高年齢雇用状況報告書の作成

毎年7月15日が届出の締め切りとなってる高年齢雇用状況報告書。ちょっと前に記入したという方も多いのではないでしょうか。

この報告書には常用労働者を年齢別に記載をする欄があります。

社員の現在の年齢がすぐに分かればよいのですが、なかなかすぐに一覧として出すことができずに苦労した方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そんなときに役に立つのが、DATEDIF関数です!

 

 

年齢

※クリックすると図を拡大表示できます。

 

DATEDIF(基準年月日,生年月日,”Y”)

=DATEDIF(A2,B5,”Y”)

と入力すると、福地 勝久さんの基準日時点の年齢を求めることができます。

 

その後COUNTIF関数(※)を使えば、図の右端のように各年齢の合計人数まで算出することも可能です!

※条件に当てはまるデータの数を求める関数。

 

【例②】有休付与日数の算出

DATEDIF関数は、有休付与日数の計算にも活用することができます。

 

有休付与日数

※図をクリックすると拡大表示できます。

 

①勤続年数の年数部分については、

=DATEDIF(入社年月日,基準年月日,”Y”)」と入力。

②勤続年数の1年に満たない月数部分については、

=DATEDIF(入社年月日,基準年月日,”YM”)」と入力。

③勤続年数を10進法に換算する。

④図の右端のように付与日数の基準一覧を用意しておく。(勤続年数は10進法の数値にしておく。)

⑤IF関数を使った条件分岐で該当する有休付与日数を求める。

(③で求めた勤続年数を④の表に当てはめて算出。)

 

勤続年数の算出ができれば退職金の計算にも役立ちますし、

他にも「開始日」に今日の日付(「TODAY関数」が便利!)、「終了日」に締切日を入力すれば社会保険手続き等のタスク管理にも活用できます。

知っていれば便利な「DATEDIF関数」、ぜひお試し下さい!

 

 

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船水 希恵

船水 希恵

この会社でお仕事をさせて頂いて早4年目になりました。プライベートでも仕事でも、ちょっとの工夫で効率化できることを探すのがマイブームです!皆様の日々の人事業務が楽になる小技をご紹介してまいります!
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