会社を蝕むダメな会議に見られる5つの過ち

 

 

こんにちは。今回は、会議でありがちな5つの失敗として、私が経験したことを踏まえつつご紹介したいと思います。ぜひ、マネジメントに役立ててください！

 

 

１．貢献する気持ちがない

60分の会議であれば60分間、30分の会議であれば30分間、徹底してその会議に貢献しようとする姿勢が必要です。話題によっては、自分の範疇でないときもあると思いますが、会議の主催者からしてみれば、何かしらの意図があって呼びかけているはずです。集中力がきれると、手帳を見返したり時計を確認したりしてしまうかもしれませんが、それでは本当に時間を無駄にしてしまいますね。その場の決定事項、ひいてはその後のアクションに向けて、貢献をしようとする姿勢がまずは大切です。

 

「自分の発言はこの場に適していないのではないか」「自分が発言して他の人が続くか不安」などを考えてしまって、発言がなかなかできていない人もいると思います。そういう時は「相槌を打つ」「うなずく」「発言者を見る」といった簡単なことから始めてみましょう。これらは発言者に対して「あなたの発言を聞いていますよ」という意思表示になり、発言をさらに促すことができます。これも会議を進行させる一つの貢献になります。

 

 

２．人の意見を批判できない

会議を行う目的の一つに、メンバーで共通の決定や認識を持つことがあります。最初から同じ意見を持っている人なんていません。共通認識は、互いの意見を発し合うことで作られていくものです。そのために、時として互いの意見や気持ちをぶつけ合う場面や、相手の意見に対して批判をする場面もあると思います。しかし、前向きな批判は会議の結論に深みを持たせることができます。どのような結論を出すかという目的に沿って、相手の意見の改善点を拾って自分の案を出すことをしていきましょう。

 

 

３．会議体の中での自分の役割を認識できない

会議では、参加者は全員何かしらの役割を持って参加していると考えてみましょう。意見を円滑に促すファシリテーター役、意見をまとめる司会役、問題点を指摘する役、改善点を見つける役、現場の声を上げる役などなど、あらかじめ会議の目的に沿って主催者が役割を振る場合もあります。また、全員参加の会議では、自然と参加者がそれぞれの役割を担っていることもあると思います。意図的にせよその場の流れにせよ、それぞれの役割を認識することは、共通認識を円滑に作り上げる際に必要なことです。

 

 

４．準備不足で会議に出席する

準備不足は、何事にも質の低下を招きます。もちろん、会議の準備にもあてはまります。方向性を決める趣旨の会議であれば、各参加者での現状をまとめておき、いつでも発言できるようにしておく必要があるでしょう。報告が趣旨の会議であれば、報告の資料、報告として発言する内容、ひいては報告の基となる成果が必要になってくるでしょう。特に、成果については日ごろのアクションというプロセスが必要となってきますので、土壇場での準備は効きません。合意した決定事項であるアクションの結果を基に、次のアクションを決めようという場であれば、アクションしていないなどという事は論外です。こうした場合には、別途、個別のフォローが必要でしょうが、会議は参加者それぞれの時間を使って行われるものですので、しっかりと準備をして実りある会議にしたいものですね。

 

 

５．マナーが悪い

会議の主催者からすると、参加者一人一人の動きというものは意外と目につくものです。誰が参加度合いが高くて、誰が低いのかということはもちろん、ちょっとした集中力の切れも見えてしまいます。顔を背けていたり、うなだれていたりすると目立つのです、これが。一度、司会役をやってみるとよいでしょう。司会役は、会議全体を把握しなければなりませんので、全体を見渡します。そのとき、各参加者を注意して見ると、参加者としては気づかなかった部分に気付くでしょう。

 

 

 

いかがでしたでしょうか。5つもあれば、どこかしら心当たりがあるかもしれません。そんなときは、その経験談を基に部下や新人に話をしてみませんか。部下や新人は、上司、先輩の語る経験談を求めているといっても過言ではありません。私は大好物です。やる気が出ます。食事をしながら話してみると、部下、新人との距離がぐっと縮まること間違いありません。