計画的付与をせずに有給休暇5日を事前に把握する方法

弊社は4月1日付与をしている会社ですが、1年間のうちに年5日の有休を取得させる為にはどのような方法がいいかを検討しております。
会社としては有休管理の観点から年5日の計画的付与をすればよいと考えましたが、一部の社員から有給休暇を会社に決められてしまうと困る。例えば子どもが急遽体調不良といった場合などに使いたいので、できるだけ自分の判断で有休取得をしたいので計画的付与はやめてほしい。といった意見が出てきております。計画的付与以外で会社が事前に有休取得5日を把握して管理に負担が少なく、社員にもある程度理解が得られるような方法はないでしょうか。

回答

年5日の有給休暇管理をする会社にとっては、有給休暇管理に時間を費やすことを避けたいところかと思います。
会社として今回の法改正で一番困るのは、年5日取得の期限間近になり、年5日取得していない社員が多く発生することです。
今まで有給休暇取得が5日を満たしていない会社の場合は、有給休暇の申請取得方法の見直しを検討する必要があるでしょう。
その為の方法として事前に有給休暇をどこで取得するかをあらかじめ決めて、その申請に不都合があった場合は変更を許可するといった運用方法をご検討いただいても良いかと思います。
具体的には以下のような方法です。
なお、年5日の有給休暇取得は社員に周知理解を得ていることは前提としてご説明いたします。

①有休休暇取得の事前案内として以下の内容を案内します。
1)一定期間内に年5日有給休暇取得申請をすること。
2)原則は社員が指定した日に有休休暇を取得すること。
3)指定時季の変更を認めること(部署内調整をすることを必須などとして案内する)

②一定期間内に1年の中で年5日の有休取得日を社員自身が自由に選択して会社に申請します。
(勤怠管理システムを導入の場合は勤怠管理システムにて申請します。)
例えば、4月1日~4月30日の期間内に本年4月~来年3月末に社員に年5日の有休取得を申請してもらいます。
全社員に一定期間内に申請をさせることにより、この時点で申請は年5日取得申請は完了しておりますので、社員全員が年5日有休休暇取得する予定となります。

②四半期ごとに取得状況の確認をしていきます。
期限間近になり有給休暇取得をしていない社員が多く発生しないに社員に取得を周知していくようにします。
(例として四半期としております。貴社で負荷が少なければ期間を短縮して確認も可)。
第3四半期までの取得状況で年5日に満たない社員には必ず周知し、状況により指定した日に取得をさせる必要があるでしょう。

計画的付与が難しい会社は、上記運用で会社としていつ誰が取得予定かを把握と管理負荷軽減が出来ること、取得時季変更を可能とすることにより社員の理解を得られやすいといったメリットがあります。

社員にも有給休暇は事前に決めて計画的に働くように促していきましょう。
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SR人事メディア編集部
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