どうせやるなら有意義な会議を！ファシリテーターの役割、求められるスキル

会議していますか？それは有意義な会議ですか？

どんな事業をしてもかならず存在する”会議“。誰もが参加したことあるかと思います。

 

そして、あなたが参加した会議で、こんな経験をしたことありませんか？

 

・目的がはっきりしていない
・進行・手順が場当たり的
・議論がなく議長の考えを共有するだけ
・発言者の論点がブレている
・ダラダラと長い議論だけが続いている
・終了時刻になっても何も決まらない

 

これらは、生産性のない会議によくみられる悪習です。

そこで、会議の進行役に任命された人、生産性のある会議に変えたい人に向けて、

ファシリテーターの役割、求められるスキルとは何かをご紹介いたします！

 

そもそも「ファシリテーター」とは？

ファシリテーターとは、ファシリテーションを専門的に担当する人のことです。

ファシリテーションとは

会議、ミーティング等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させる手法・技術・行為の総称。

Wikipediaより

つまり、司会進行役であり会議の質を決める重要な役割を持った人です。

ファシリテーターは、あくまで中立的な立場から活動を支援することが役目であり、会議中に自分の意見を述べたり自ら意思決定をすることはありません。

 

ファシリテーターの役割

1．会議場をつくる

ファシリテーターの役目は会議を始める前の、話し合える場を作ることから始まります。

会議が効率的で意味のあるものになるよう、話し合う目的や集まる参加者の選定、参加者への説明、資料作成など、必要なことを準備しておきます。

また、「この会議は意見をたくさん出す場である」ということを認識させることが重要です。

「アイデア創出に適した環境」を用意することもファシリテーターの役割です。

 

2．意見を受け止め引き出す

参加者からの意見を聞き出し、全員に見えるようホワイトボードに書き出します。

聞き出す時に重要なのが、受け身で意見を聞くのではなく、意見を出すように働きかけるということです。能動的に聞き出すことで、あまり発言しない人からの意見も引き出すことができます。

また、ファシリテーターはあくまで進行役ですので、自分の考えを意見しないというのもポイントです。意見を出すとしても、話のきっかけ程度に抑えておきます。参加者が意見を出しやすい環境作りが重要です。

 

3．意見をまとめる

参加者から出た意見を全体が確認できるようにし、まとめていきます。

参加者全員に今出ている意見を眺めてもらい、意見がほかにないか「聞き出し」と「まとめ」を続けていきます。

意見をまとめることで、参加者間の共通認識であることを伝えることが重要です。

 

4．意見を整理する、絞り込む

ただ意見を自由に出してもらいアイデアを広げるのでは、話が議論とは違う方向へいってしまうことになりかねません。

そこでファシリテーターが、参加者の意見を選択・整理しながら、収束の方向へ話を進める必要があります。様々な意見、考えをまとめ上げるのは至難の業ですが、そこはファシリテーターの腕の見せ所。発言をしていない人がいたら「この意見についてどう思うか」などと質問をし、発言者に対してではなく、あくまで意見に対してどう思うかなど、工夫して全体の意見を収束させていきます。

 

ファシリテーターに求められるスキル

1．話を聞き出すスキル

ファシリテーターは、参加者からそれぞれの意見を引き出す必要があります。参加者全員の意見を公平に吸い上げてこそ、全員が納得できる結論を導き出すことができます。

 

2．話を要約し、記録するスキル

参加者の意見は、ときに漠然としていたり、理解しにくい時があります。そのような意見を要約し、参加者全員に分かりやすい形で記録するスキルが求められます。

 

3．参加者全員を結論に導くスキル

ファシリテーターは会議の中で、「話を聞き出す」作業と「話を要約し、記録する」作業を繰り返します。

この2つの作業を繰り返すことによって、参加者間で「会議の目的」や「早急に結論を出すべき事項」に対する認識を固めることができます。

その上で、ファシリテーターは重要な意見を見極めて掘り下げ、最終的に参加者全員の意見から1つの結論を導き出す必要があります。

 

ファシリテーターがしてはならないこと

ファシリテーターは、行動に注意を払わなければなりません。ファシリテーターの些細な行動が、会議全体のバランスを崩してしまう可能性があるからです。

例えば、「1人の参加者ばかりに何度も質問すること」「意見を肯定したり、否定したりすること」は避けましょう。

常に中立的立場であることが重要です。

 

まとめ

いかがでしたか？

そもそも会議は、目的があるから行うものであって、会議が目的ではありません。

”何のための会議か”目的をはっきりさせ、ゴールに導くための手引きを心掛けましょう。