これだけは新人に伝えたい！5つの議事録作成ポイント

こんにちは。

新人の仕事といえば、議事録もその一つ。

慣れない用語に戸惑いながら、必死で発言を書き留めたり、上司の訂正を何度も受けたりして、四苦八苦している方も多いのではないでしょうか。中には、議事録を「雑用」と感じ、めんどくさいと思っている方もいるかもしれませんね。

しかし、議事録は、ポイントを意識してきちんと書くように心がけると、職場の状況を的確に理解できるようになったり、会議を円滑に進めるための頭の訓練になったりと、メリット満載なお仕事なのです。

 

今回はそんな、議事録を書く時のポイントについてお話します。普段、議事録を書いている新入社員の方々はもちろん、新入社員を指導する立場にある方々も、ぜひ参考にしてみてくださいね！

 

 １） 議論の目的に合った切り方にすること

議論の目的の一つは「現状を踏まえて何かを論じ、次のアクションを決めること」と言えます。

ミーティングでの発言を聞こえるままに書き起こしていっては、ミーティング後に何をすればよいのか分かりません。

この目的を理解していない新人は多いのではないでしょうか。

したがって、この目的に沿って議論の内容を「確認した現状」「議論内容」「今後に向けて」と切り分けることで、わかりやすい議事録になります。

 

２） 具体さを持つこと

議事録は、後で読み返したときに理解できる内容でなければならないことは言うまでもありません。

もし新人が、単語の羅列で議事録を作っていたら、注意が必要です。ポイントは、「何がどうした」の主語述語で書くことだと思います。

私も、メモ書きのような議事録を書いて、上司に「わけがわからん」とフィードバックをされたことがあります。

新人へのフィードバックの際には、議事録の目的は、ミーティングに参加していない人へ内容を共有する目的もあると伝えたうえで、具体性が必要であると注意してはいかがでしょうか。

 

３） 論点を意識すること

ここで言う論点とは、「読む人がこれまで知らなくて、知りたいと思っている情報」です。

知っていて当たり前な情報や、知りたくない（知らなくてもよい）情報は、読む時間がもったいないですね。

論点に応える情報のウェイトは、確認した現状よりも、何を議論し、今後に向けて何が決定したのかにあります。

ですから、議事録の構成比率が、確認した現状７割、他が３割、という具合になっていたら要注意です。

目安として、現状４割、議論内容３割、今後に向けて３割、ぐらいになるように、新人へフィードバックしてみましょう。

 

４） 目的を意識すること

ミーティングの中で、今後に向けての「アクション」が決まったら「なぜそのアクションを行なうのか」というアクションの目的まで議事録に反映させることが大切です。

こうすることで、参加者の行動を促す議事録にすることができます。

 

５） 決まったこと／話し合い中のこと、を区別すること

決まったことを明確に議事録として残すために、ミーティングで決まったことと話し合い中のことを分けて書く意識が必要です。

これができていないために、話の流れを追うだけのだらだらとした要点の不明確な議事録を作ってしまう新人が多くいます。

分けて考える、という意識を持たせることが良いと思います。

 

 

新人は、何もかもが初めてです。仕事の進め方はもちろん、自分がアサインされているプロジェクトの内容も理解に時間がかかるでしょう。

議事録作成をうまく任せることが出来れば、新人の成長を助ける良い業務になります。新人を打ち合わせに同席させることで、次の内容について理解が進むと思います。

 

・自社の事業内容

・自分がアサインされているプロジェクトの流れ、概要

・クライアント

・仕事の進め方

・手本としての先輩社員、上司社員

 

これだけの情報を得ることが出来る議事録作成を新人に任せない手はないと思いますし、何も知らないと言っても過言ではない新人に任せない手はありません。

やり初めのころは、日本語になっていないとか、内容が欠けているとか、指摘の点が多いとは思いますが、じっくりじっくりとフィードバックを行なっていくことが、新人を育成する最短距離です。

 

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まずは、新人に任せてみましょう！！

 

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